Ho sabem. El procés d’implementació d’un ERP pot fer una mica de por. I per una sèrie de motius molt legítims.
Implementar un ERP suposa canviar de manera radical la forma de treball i la gestió del teu negoci. És clar que per guanyar en eficiència, però el procés d’adaptació pot ser complicat.
Haver de digitalitzar tots els documents i processos de la teva empresa, trobar temps perquè el projecte no s’allargui més del necessari, aconseguir que el nou sistema arreli en el teu equip… Res d’això és senzill.
De fet, la firma analista Gartner afirma que entre el 55% i el 75% dels ERP fracassen durant el procés d’implementació.
És per aquest motiu que, a Coneix, ens prenem aquest moment tan delicat molt seriosament. Els més de vint anys d’experiència acumulada ens han permès anar refinant una metodologia pròpia que et presentem avui, en aquest article. Però abans, vegem el següent:
Per què implementar un ERP personalitzat?
Tal com t’ho hem plantejat, és possible que et preguntis: “És realment necessari passar per un procés d’implementació si vull començar a utilitzar un ERP?”
I és que algunes solucions genèriques del mercat et permeten començar a utilitzar les seves eines amb pocs passos més que la simple creació d’un compte a la seva plataforma en línia.
El problema és que aquestes solucions estàndard són com un vestit de talla única: poden encaixar més o menys bé si es té sort, però, per a la majoria, acaben sent incòmodes, limitants i, de vegades, més costoses del que semblen a primera vista.
Un ERP personalitzable no només s’adapta a les necessitats específiques de la teva empresa, sinó que t’ofereix els següents avantatges:
✔️ S’adapta al creixement del teu negoci. Imagina que, amb sort, una solució estàndard encaixa més o menys amb les teves necessitats actuals. Però, què passa quan la teva empresa creix i els seus processos es fan més complexos? Canviar d’ERP en aquest moment no només implicarà costos econòmics, sinó també una despesa significativa de temps i esforç per part del teu equip. Cada eina té la seva pròpia corba d’aprenentatge, i readaptar-se a un nou sistema pot alentir la teva operativa durant setmanes, o fins i tot mesos.
✔️ Automatitzacions i processos a mida. D’altra banda, no es tracta de forçar els teus processos dins d’un motlle predefinit, sinó de dissenyar fluxos de treball de l’ERP que respectin i optimitzin la manera única en què operes, no creus?
✔️ Suport d’un/a consultor/a per ajudar-te a optimitzar els teus processos. Mentre que les solucions genèriques no inclouen consultoria ni atenció al client durant l’adopció de l’eina, en un procés d’implementació d’una eina a mida es troba la figura del consultor/a. Més enllà de guiar-te en el procés d’implementació, aquest perfil pot ajudar-te a redissenyar alguns dels teus processos per fer-los més eficients.
Existeixen altres avantatges, com la possibilitat de controlar de manera absoluta com, qui i on utilitzar dades sensibles, una millor integració amb altres eines i, en termes generals, el fet de comptar amb un partner tecnològic que es posicioni com un potent aliat durant la digitalització del teu negoci.
En relació amb això, en aquest article trobaràs valuosos consells sobre com triar un ERP i, per tant, també un proveïdor tecnològic fiable.
Ara sí: vistos els avantatges d’una solució ERP personalitzada, veiem en què consisteix la metodologia i les fases per implementar el nostre ERP.
La nostra metodologia
El nostre procés d’implementació es basa en un enfocament estructurat i adaptat a les necessitats de cada client. Aquesta metodologia, que hem perfeccionat al llarg de més de dues dècades, inclou:
✔️ Una fase inicial per comprendre a fons el teu negoci i els teus processos.
✔️ La personalització i configuració de l’ERP per garantir que s’adapti a la teva operativa.
✔️ Reunions periòdiques i formacions per assegurar una transició fluïda.
✔️ Reunions de seguiment un cop acabada la implementació.
Vegem les fases detallades d’aquesta metodologia.
Fases d’implementació de l’ERP Coneix

1. Fase comercial
Imagina que mostres interès pel nostre ERP a través d’un formulari, una trucada, un correu… el que sigui. Això és el que passaria aleshores:
Primer, t’enviem vídeos explicatius de la nostra eina.
Si t’agrada el que veus, et fem una demo personalitzada a les teves necessitats.
La fase comercial culmina amb una oferta que contempla els mòduls de Coneix que necessitaries per al teu negoci.
2. Reunió inicial i document de Kickoff
Un cop acceptada l’oferta, organitzem una reunió de kickoff. Per part de Coneix, en aquesta reunió participen el/els comercial/s, el/la responsable de projectes i el/la consultor/a designat. Per part de la teva empresa, participarà, com a mínim, el/la responsable del projecte que hàgiu seleccionat.
Es tracta d’una reunió molt important, ja que, durant el seu curs, definim:
- Els objectius del projecte
- Fases i timings d’implementació
- Un calendari de reuniones de seguiment
- Quins són els documents que tu (el client) has de proporcionar perquè el projecte avanci segons el previst. També et proporcionem plantilles per a facilitar la migració de les dades.
3. Implementació dels 4 mòduls principals de Coneix
Posem el cas d’un client que necessiti tots els mòduls principals de Coneix, és a dir, que implementi l’eina de manera integral. Tot i això, alguns clients requereixen una implementació parcial i, per tant, implementen només algun/s dels mòduls que veurem a continuació.
Si parlem d’una implementació integral, el projecte sol tenir una durada aproximada de 3 mesos, durant els quals s’implementen els mòduls següents:
Planificación de projectes y gestió d’equip
Control pressupostari de projectes, facturació i comptabilitat
CRM
Reporting
Alguns casos poden requerir la implementació d’un cinquè mòdul de gestió de producció i compres.

En molts casos, realitzem la implementació del primer mòdul i del segon de manera paral·lela, tot i que això sempre es pacta prèviament amb el client.
En canvi, el mòdul CRM i el de reporting solen implementar-se de manera posterior, un cop ja tenim en marxa les funcions relacionades amb la gestió de projectes i la gestió administrativa i comptable.
Com es desenvolupa la implementació de cada mòdul?
Cada fase té un mínim de quatre reunions:
Recopilació d’informació: El client ens explica el seu procés i com gestiona les seves dades. Ens prenem el temps per comprendre, molt al detall, com treballa el client i quines són les seves necessitats concretes.
Resultat de prova: En base a aquesta informació, configurem els seus processos a Coneix i mostrem un primer resultat al client.
Resultat definitiu: En base al feedback obtingut en la reunió anterior, fem els canvis pertinents i ens tornem a reunir amb el client per mostrar-li les modificacions.
- Reunió formativa: Un cop tinguem la configuració final, fem una reunió formativa a tots els usuaris que faran servir el mòdul.
4. Tancament del projecte d’implementació
Quan el client ja és capaç d’utilitzar tot allò que figurava a l’oferta, donem el projecte d’implementació per tancat. No obstant això:
- Realitzem un mínim de dues reunions de seguiment per assegurar-nos que el nou mode de treball us és còmode i que no teniu dificultats.
- A més, el consultor està sempre disponible per a qualsevol dubte o canvi que el client pugui sol·licitar en el futur.
7 Consells per tenir èxit a l’hora d’implementar un ERP
Arribats a aquest punt, ja coneixes en què consisteix un procés d’implementació i, de manera concreta, la nostra metodologia.
Però una implementació no només depèn de l’eina o metodologia del proveïdor: la teva empresa també juga un paper molt important en el procés.
Perquè la transició tingui èxit, hi ha certs aspectes clau que val la pena tenir en compte.
A continuació, et compartim alguns consells pràctics que t’ajudaran a superar els reptes típics i a assegurar que tot surti segons el previst:

Definir els objectius del projecte. Abans de fer el primer pas, és fonamental que tinguis clar què esperes aconseguir amb la implementació de l’ERP. Busques optimitzar la gestió de projectes? Tenir un major control financer? Automatitzar tasques repetitives? Establir objectius concrets i mesurables des del principi t’ajudarà a mantenir l’enfocament, alinear l’equip i avaluar l’èxit del projecte un cop finalitzat.
Que sigui una aposta clara per part de direcció. Durant la nostra trajectòria, ens hem trobat amb casos en què no existia un compromís clar amb el projecte per part de l’equip directiu. Ja ho hem mencionat durant aquest article, però ho repetim: implementar un ERP suposa redefinir tota la gestió d’un negoci. Quelcom que, degut a la seva importància, requereix la implicació dels alts càrrecs perquè arribi a bon port.
Involucrar i formar els usuaris que faran servir l’eina. La implementació d’un ERP implica diferents equips i rols dins de la teva organització, cosa que pot generar incertesa o fins i tot resistència al canvi. No obstant això, aquestes resistències es poden combatre fent partícips a les persones implicades en el projecte. Per exemple, garantir que tenen l’ocasió de comunicar què esperen de l’eina i quines són les seves necessitats pot ser una bona idea. D’altra banda, assegura’t que tots els usuaris implicats rebin la formació necessària per sentir-se còmodes amb el nou procés de treball.
Dedicar el temps suficient a analitzar de manera exhaustiva els teus processos. En aquest punt, la feina de recopilar informació per part del consultor o Project Manager del projecte també és determinant. És crucial que el teu partner tecnològic comprengui els teus processos de treball i les teves necessitats de manera íntegra, així que, per la teva part, assegura’t d’analitzar, documentar i comunicar de manera completa els teus processos.
Comunicació oberta i transparent. Implementar un ERP és un procés complex en què mantenir una comunicació clara i constant és essencial. Això inclou els equips interns de l’empresa i el partner tecnològic. Comparteix tota la informació rellevant des del principi, defineix expectatives realistes i assegura’t que qualsevol dubte o problema es tracti de manera oportuna. Una bona comunicació ajuda a alinear totes les parts, evita malentesos i garanteix que el projecte avanci segons el previst.
Implicació amb les dates límit del projecte. Igual que els projectes que es duen a terme a les enginyeries i arquitectures, una implementació és un projecte complex que es pot allargar molt en el temps si no es té un control i un compromís rigorós amb els timings del projecte.
Recolza’t en l’expertesa del/la consultor/a per redefinir els teus processos. Implementar un ERP no és només una qüestió de tecnologia; també és una oportunitat per optimitzar i millorar els teus processos. Escolta les recomanacions del teu consultor/a, qui, gràcies a la seva experiència en projectes similars, pot oferir-te idees valuoses per agilitzar els teus fluxos de treball o solucionar ineficiències que potser no havies detectat. El seu coneixement és un recurs clau per aprofitar al màxim el nou sistema.
En definitiva, la implementació d’un ERP és un desafiament que exigeix compromís, planificació i una visió estratègica, però els beneficis que aporta compensen amb escreix l’esforç.
Amb una metodologia ben estructurada com la nostra, i seguint aquests consells clau, el procés pot convertir-se en una experiència enriquidora que establirà les bases per al creixement i l’eficiència de la teva empresa.
Creiem que cada client mereix un partner tecnològic que el acompanyi en aquest procés, amb solucions personalitzades i un enfocament humà. Si estàs preparat per començar aquest emocionant viatge, estarem encantats d’acompanyar-te. Parlem!
0 comentaris