Inicio / Bloc / 20 factors clau per triar un ERP pel teu despatx d’arquitectura

20 factors clau per triar un ERP pel teu despatx d’arquitectura

chloé sanchez
3 maig, 2024

En un despatx d’arquitectura, l’execuci√≥ eficient dels projectes √©s la columna vertebral de l’√®xit.

Una bona gesti√≥ significa mantenir, en tot moment, un control sobre els costos, els horaris, els recursos i les parts implicades en cada fase del projecte per tal d’evitar embussos, desviacions pressupost√†ries i retards en l’entrega.

I amb diversos projectes en actiu, el maneig d’aquesta quantitat d’informaci√≥ pot convertir-se en un aut√®ntic repte. √Čs aqu√≠ on entra en joc un programari ERP.

Un ERP √©s un tipus de programari utilitzat per les empreses per gestionar les seves activitats di√†ries, com la comptabilitat, la gesti√≥ de projectes o la gesti√≥ de noves oportunitats de venda. Per tant, resulta molt important que aquest programari s’adapti al teu negoci com una segona pell.

No obstant aix√≤, en el cas que ja et trobis en el proc√©s de recerca d’un programari ERP per al teu despatx d’arquitectura, t’haur√†s adonat de la ingent quantitat d’oferta en el mercat. En aquest context, com prendre la decisi√≥ correcta?

A Coneix, creiem que disposar de la informaci√≥ adequada √©s la clau d’una bona presa de decisions.

Per aquest motiu, en aquest article, plantejem 20 factors rellevants que et recomanem tenir en compte a l’hora de triar un ERP per al teu despatx d’arquitectura.

Comencem?

 

ūüďĎ Lo que encontrarás en este artículo:

Descarrega el Comparador de software ERP

per a despatxos d’arquitectura

Compara diferents opcions del mercat tenint en compte totes les variables importants

 

1. Que la interfície sigui amigable

 

 

Pensa en la interf√≠cie com la porta de comunicaci√≥ entre l’usuari i l’aplicaci√≥. De la usabilitat de l’eina, dependr√† la facilitat d’adaptaci√≥ de la teva plantilla a aquest nou m√®tode d’organitzaci√≥ empresarial.

No nom√©s aix√≤, sin√≥ que tamb√© resulta important que l’eina mostri, en cada moment, la informaci√≥ precisa: ni massa, ni insuficient. I √©s que la usabilitat t√© un gran impacte en la nostra productivitat laboral.

 

 

 

 

El primer pas per descobrir si la interf√≠cie d’un programari ERP et sembla amigable √©s sol¬∑licitar una demostraci√≥ per poder veure l’eina des de dins. Tamb√© pot ser una bona idea implicar diversos membres del teu despatx d’arquitectura perqu√® puguin traslladar la seva opini√≥.

 

 

2. Que sigui possible personalitzar l’eina

 

 

Si ja has comen√ßat a investigar entre les diferents opcions d’ERP del mercat, t’haur√†s adonat d’una difer√®ncia fonamental: existeixen solucions estandarditzades i opcions personalitzades.

Generalment, les solucions ERP estandarditzades solen ser més econòmiques.

No obstant aix√≤, en aquest punt, √©s important que sopesem si l’opci√≥ estandarditzada ser√† capa√ß de cobrir totes les nostres necessitats o si ens veurem obligats a sacrificar en quant a efici√®ncia o en quant al seguiment rigor√≥s de certs processos.

En aquest sentit, existeixen solucions que ofereixen mòduls genèrics per als diferents departaments, però que es poden adaptar mitjançant una personalització senzilla.

Per comprovar de quina manera s’articula l’eina, et recomanem que sol¬∑licitis una demo personalitzada i, d’altra banda, que preguntis al prove√Įdor sobre les opcions de personalitzaci√≥ i del proc√©s d’implementaci√≥.

 

 

3. Que el prove√Įdor de l’eina compti amb un proc√©s d’implementaci√≥ eficient¬†

 

 

Durant les reunions pr√®vies, √©s important que t’informis sobre el proc√©s d’implantaci√≥, √©s a dir, sobre com i quan els prove√Įdors preveuen dur a terme aquest proc√©s que va des de la compra fins que l’ERP opera a la teva empresa de manera completament funcional.

No es tracta d’un tema menor: la firma analista Gartner afirma que entre el 55% i el 75% de tots els ERP fallen en la seva implementaci√≥.

En aquest sentit, tamb√© et recomanem que t’asseguris que l’empresa et facilitar√† un consultor que s’encarregui de con√®ixer totes les necessitats de la teva empresa i preparar aquest proc√©s d’implementaci√≥.

 

 

 

 

4. Que l’eina permeti una gesti√≥ eficient dels projectes

 

 

Entrant en els requisits propis del teu sector, un punt fonamental és que la solució permeti una gestió eficient dels projectes.

Un ERP per al teu despatx d’arquitectura ha de oferir eines que permetin planificar, executar i supervisar projectes de manera efectiva des de l’inici fins a la finalitzaci√≥.

Per exemple, l’eina podria permetre la creaci√≥ de taulells Kanban personalitzables, on els equips puguin visualitzar i gestionar tasques de manera intuitiva.

Aquestes eines et facilitaran la identificaci√≥ d’embussos, l’assignaci√≥ de recursos i el seguiment del progr√©s de cada etapa del projecte.

 

 

 

 

Taulell de tasques Kanban del software ERP especialitzat en despatxos d’arquitectura CONEIX¬ģ

 

 

5. Que ofereixi un seguiment efectiu de KPIs de negoci

 

 

Com ja et vam explicar en aquest article, fer el seguiment d’indicadors de negoci clau resulta fonamental. I per fer-ho, no hi ha res millor que comptar amb un sistema que ho permeti de forma √†gil i intuitiva.

En el cas dels despatxos d’arquitectura, els panells de KPIs del nostre ERP podrien ajudar-nos a accedir de forma r√†pida a indicadors sobre la rendibilitat dels projectes, el compliment dels terminis o l’√ļs dels recursos. D’aquesta manera, disposar√†s d’una instant√†nia del rendiment del teu despatx per identificar tend√®ncies i √†rees que requereixin la teva atenci√≥.

√Čs m√©s: el teu ERP hauria d’oferir eines de BI que permetin la creaci√≥ d’informes personalitzats i l’an√†lisi de tend√®ncies o, almenys, hauria de permetre la integraci√≥ amb eines de BI de tercers.

 

 

 

 

Pantalla de Business Intelligence del software ERP CONEIX¬ģ

 

 

6. Que ofereixi l’e-factura i es mantingui al dia dels canvis legislatius

 

 

A partir del 2025, la factura electr√≤nica ser√† obligat√≤ria per a totes les empreses. Per tant, tingues present la necessitat que l’eFactura estigui integrada amb el sistema de facturaci√≥ del teu ERP perqu√® disposis de tot de la manera m√©s unificada possible.

Tant la llei Crea y Crece com la llei Antifraude segueixen en esborrany i pendents de desenvolupament t√®cnic. Aix√≤ significa que les empreses tenen l’obligaci√≥, tant en el present com en el futur, de mantenir-se al dia dels canvis legals en mat√®ria de facturaci√≥ per adaptar-se als mateixos.

En la pr√†ctica, ja sabem que mantenir-se al dia de tot resulta (gaireb√©) impossible. Per aix√≤, comptar amb un prove√Įdor d’ERP et permet guanyar tranquil¬∑litat, ja que seran ells qui incorporin els canvis legals pertinents en el seu programari i/o que t’informin dels nous requisits a tenir en compte.

En aquest sentit, pot ser bona idea triar un prove√Įdor que operi en el marc nacional, i que pugui garantir la seguretat d’estar al dia dels canvis legals estatals.

 

 

7. Que l’ERP pel teu despatx d’arquitectura compti amb una funci√≥ CRM

 

 

Si un ERP és un planificador de recursos empresarials, el CRM és un gestor de les nostres relacions amb clients.

Amb aquesta definici√≥, ja veiem que l’ERP abasta molt m√©s que el CRM. No obstant aix√≤, no tots els ERP inclouen un apartat de CRM.

A Coneix, et recomanem que la teva eina s√≠ que inclogui aquesta funci√≥, ja que, com estem veient al llarg d’aquest article, la fortalesa d’un ERP resideix en la seva capacitat per integrar tots els recursos i processos del teu despatx d’arquitectura.

Per tant, com més àrees del teu negoci sigui capaç de cobrir, més guanyaràs en eficiència, no et sembla?

 

 

 

 

Apartat CRM del software ERP per a despatxos d’arquitectura CONEIX¬ģ

 

 

8. Que ofereixi una comptabilitat intuitiva i predictiva amb conciliació bancària

 

 

√Čs fonamental que el sistema de comptabilitat del teu ERP sigui intu√Įtiu, f√†cil d’usar i et permeti realitzar prediccions comptables.

A més, la capacitat de realitzar conciliacions bancàries de forma automatitzada és un valor afegit que pot estalviar temps i reduir errors.

En altres paraules, el teu ERP hauria d’oferir eines que permetin importar extractes bancaris de forma autom√†tica, comparar-los amb els registres comptables i conciliar les difer√®ncies de manera r√†pida i precisa.

 

 

9. Que permeti automatitzar l’emissi√≥ de documents

 

 

Si ets del sector arquitect√≤nic, segur que alguna vegada t’has adonat de la quantitat ingent de temps que es perd durant l’elaboraci√≥ de documents com ofertes, mem√≤ries, pressupostos, plecs de condicions, certificats, informes de seguiment, documents legals, etc.

Què et semblaria si almenys una part de tota aquesta documentació es pogués automatitzar?

Alguns ERP inclouen eines que permeten definir plantilles predeterminades per als teus documents i definir valors que es completen de forma automàtica a partir de la informació que ja disposes en la teva eina de gestió.

A Coneix, oferim aquesta funcionalitat gr√†cies a una integraci√≥ que hem desenvolupat amb l’eina Documentero.

Gràcies a Documentero, pots emetre un document a través del teu ERP i aquest es descarregarà amb alguns camps omplerts a partir de la informació que ja disposes en la teva eina.

Un cop descarregat el document, també podràs editar manualment aquella informació que desitgis. Això sí, havent estalviat molt temps en la introducció duplicada de dades.

 

 

10. Que disposi de les integracions amb les eines que necessitis (o que ofereixi desenvolupament a mida)

 

 

El punt anterior ens porta al seg√ľent: √©s important√≠ssim que el teu software ERP es pugui integrar amb les eines que necessitis. O que, com a m√≠nim, pugui desenvolupar aquestes integracions a mida.

I √©s que, tot i que el teu ERP hauria d’incloure totes les funcionalitats possibles, √©s molt probable que acabis necessitant alguna eina de tercers per a una tasca molt concreta.

Podries, per exemple, utilitzar una eina per a les teves campanyes de correu electr√≤nic, rec√≥rrer a una altra eina per emetre factures amb l’administraci√≥ p√ļblica o completar els teus an√†lisis de BI mitjan√ßant alguna eina especialitzada.

Assegurar-te que aquestes solucions s’integren correctament amb el teu sistema ERP et permetr√† evitar la introducci√≥ duplicada de dades i, sens dubte, far√† que els teus processos guanyin en efici√®ncia.

 

 

11. Que sigui escalable i flexible perquè pugui evolucionar amb tu

 

 

La capacitat d’un ERP per adaptar-se al creixement i als canvis en les necessitats del despatx d’arquitectura √©s fonamental per garantir la seva viabilitat a llarg termini.

Amb el temps, √©s possible que el teu despatx d’arquitectura experimenti canvis en el seu tamany, en l’abast dels seus projectes o en la configuraci√≥ del seu equip.

També els requisits i processos del teu despatx podrien canviar a causa de canvis en el mercat, avanços tecnològics o noves regulacions. De fet, ho estem veient ara mateix amb la factura electrònica.

Aix√≠, doncs, el teu ERP hauria de ser capa√ß de cr√©ixer i gestionar un major volum de dades i usuaris, per√≤ tamb√© d’incorporar funcionalitats addicionals o ajustar fluxos de treball.

 

 

12. Que protegeixi les teves dades com si fossin una relíquia

 

 

Sabies que una investigació realitzada per Kaspersky va descobrir que els atacs de ransomware van augmentar en un 30% de 2022 a 2023?

Cada vegada m√©s empreses, per no protegir les seves dades adequadament, es veuen exposades a aquest tipus d’atacs.

Les dades s√≥n un dels actius m√©s importants per a la majoria de negocis, inclosos els despatxos d’arquitectura. I assegurar-se que aquestes dades estan ben protegides ha de ser un factor prioritari durant l’elecci√≥ d’un ERP.

El teu prove√Įdor ha d’haver implementat mesures de seguretat robustes, com el xifrat de dades en rep√≤s i en tr√†nsit, l’√ļs de firewalls i sistemes de detecci√≥ d’intrusions.

D’altra banda, l’ERP per al teu despatx d’arquitectura ha de comptar amb mesures de protecci√≥ contra la p√®rdua de dades, com c√≤pies de seguretat peri√≤diques i procediments de recuperaci√≥ en cas de fallades de maquinari, errors humans o atacs cibern√®tics.

 

 

 

 

13. Que compleixi amb la normativa en matèria de confidencialitat

 

 

Per descomptat, per evitar problemes legals potencials, el teu ERP ha de complir amb les regulacions i els est√†ndards de seguretat de dades aplicables a la jurisdicci√≥ en la qual opera el teu despatx d’arquitectura.

A Espanya, igual que en la resta de la Uni√≥ Europea, estem subjectes al RGPD. En altres pa√Įsos, no obstant aix√≤, existeixen altres legislacions, com la Llei de Protecci√≥ de Dades Personals.

La millor opci√≥ √©s que tri√Įs un prove√Įdor d’ERP que estigui al dia de q√ľestions legals en mat√®ria de protecci√≥ de dades i que s’encarregui d’implementar, en qualsevol moment, els canvis pertinents a la teva soluci√≥ per tal que aquesta segueixi adequant-se a la legislaci√≥ vigent.

 

 

14. Que compti amb un servei de suport tècnic àgil

 

 

√Čs inevitable: durant el teu dia a dia, tant tu com qualsevol membre del teu despatx d’arquitectura, ens enfrontem amb la necessitat de rec√≥rrer al suport t√®cnic del vostre ERP, ja sigui per problemes t√®cnics, per la necessitat de realitzar alguna consulta o per sol¬∑licitar algun canvi en les funcionalitats de l’eina.

En aquestes ocasions, comptar amb un suport tècnic proactiu i amb un temps de resposta àgil pot facilitar-te molt les coses.

Per aix√≤, en el moment de triar un ERP per al teu despatx d’arquitectura, et aconsellem que preguntis als diferents prove√Įdors sobre els temps de resposta als quals el suport t√®cnic es compromet a donar resposta.

 

 

15. Que els costos siguin transparents i es puguin conèixer amb antelació

 

 

Estem segurs que no se t’ha passat per alt que el factor preu √©s tamb√© determinant a l’hora de prendre una decisi√≥.

El nostre consell aqu√≠ √©s que no et limitis a considerar el cost de la llic√®ncia i implementaci√≥, sin√≥ que tamb√© valors el cost d’altres serveis, com serveis de consultoria, de butxaques d’hores o de possibles desenvolupaments a mida.

En aquest sentit, tamb√© pot ser bona idea determinar molt b√© quins serveis de suport t√®cnic queden o no inclosos amb la teva llic√®ncia i quin tipus d’accions es facturaran de manera extraordin√†ria a trav√©s de sistemes de butxaques d’hores o pressupostos a part.

 

 

16. Que faciliti l’intercanvi d’informaci√≥ de manera interna i externa

 

 

Un dels principals objectius d’un ERP √©s facilitar, en general, la comunicaci√≥ i l’intercanvi d’informaci√≥, ja sigui entre diferents departaments o entre els diferents membres d’un projecte.

D√≥nant un pas m√©s enll√†, tamb√© pot ser bona idea consultar amb els diferents prove√Įdors si ofereixen algun tipus de sistema que tamb√© et permeti compartir informaci√≥ amb clients i col¬∑laboradors, alguna cosa que podria facilitar-te infinitament la gesti√≥ de projectes.

 

 

17. Que es pugui accedir a l’ERP des de diferents dispositius i ubicacions

 

 

Avui en dia, la majoria d’ERP ofereixen la possibilitat de connectar-se des de qualsevol tipus de dispositiu i ubicaci√≥.

No obstant aix√≤, √©s important que t’asseguris que l’ERP que tri√Įs per al teu despatx d’arquitectura no tingui limitacions en aquest sentit.

Pot ser que, en el moment de compra, el teu despatx no estigui utilitzant dispositius com tauletes i, per tant, no prioritzis el fet de saber si el teu ERP es comporta de manera responsive en aquests dispositius. O pot ser que, de moment, no estigui previst que ning√ļ del teu despatx treballi fora del pa√≠s.

Per√≤, i si la situaci√≥ canvia en el futur i descobreixes a posteriori que la teva eina √©s un factor limitant? Com que val m√©s prevenir que curar, assegura’t de tenir clar aquest factor abans de prendre la decisi√≥ de compra.

 

 

18. Que el teu prove√Įdor sigui una empresa consolidada

 

 

Fins ara, hem repassat els factors importants relacionats amb l’eina, per√≤ hi ha altres factors a considerar que tenen m√©s relaci√≥ amb el teu prove√Įdor de programari en si.

Adquirir un programari ERP significa establir una relació professional, sovint amb vistes a llarg termini.

Per aquest motiu, és important assegurar-se que comptes amb una empresa estable i consolidada en el seu sector que pugui oferir-te garanties de qualitat, fiabilitat i suport a llarg termini.

 

 

19. Que el teu prove√Įdor sigui fabricant i no partner

 

 

En el m√≥n del programari/SaaS, existeixen dos tipus d’empreses: les desenvolupadores i les que es limiten a distribuir llic√®ncies d’altres empreses fabricants.

Pensa que, en el segon cas, l’empresa prove√Įdora podria tenir limitacions a l’hora de proporcionar el suport t√®cnic adequat, ja que, si b√© aquest tipus de companyies solen comptar amb un equip t√®cnic format per a les eines que distribueixen, sovint no tenen el mateix grau de comprensi√≥ i informaci√≥ que tindria un desenvolupador del programari.

Com a afegit, comptar amb un prove√Įdor que sigui tamb√© fabricant de l’eina ERP et permet suggerir nous desenvolupaments, millores i funcionalitats de primera m√† que millorin l’organitzaci√≥ del teu despatx al mateix temps que milloren la soluci√≥ del teu prove√Įdor.

 

 

20. Que el teu prove√Įdor conegui el teu sector (i tingui casos d’√®xit amb despatxos d’arquitectura)

 

 

Finalment, però no menys important, notaràs que en el sector hi ha solucions ERP generals i altres més especialitzades.

En ocasions i com diu el refrany, qui molt abasta, poc apreta. Una empresa que entengui les necessitats i els reptes √ļnics del sector de l’arquitectura ser√† capa√ß d’oferir-te solucions m√©s adaptades i efectives.

En aquest punt, la nostra recomanaci√≥ √©s que preguntis per refer√®ncies i casos d’√®xit del teu mateix sector. Si et √©s possible, parla amb despatxos d’arquitectura que ja hagin adoptat l’ERP que estiguis considerant per con√®ixer la seva opini√≥ al respecte.

 

Esperem que aquest article t’hagi ajudat a tenir en compte factors que et ajudin a prendre una millor decisi√≥ en quant a la elecci√≥ del teu ERP.

Si et trobes en aquest proc√©s, no dubtis a sol¬∑licitar-nos una demo personalitzada sense cap comprom√≠s a trav√©s del seg√ľent enlla√ß i descobreix tot el que CONEIX pot fer pel teu despatx d’arquitectura.

Descarrega el Comparador de software ERP

per a despatxos d’arquitectura

Compara diferents opcions del mercat tenint en compte totes les variables importants

0 comentaris

Envieu un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Coneix ERP

ERP especialitzat en enginyeries i despatxos d'arquitectura

La solución digital ERP especializada en ingenierías y despachos de arquitectura.,

Articles relacionats

Contacta amb nosaltres

Coneix la solució digital ERP de Projectes per gestionar amb èxit el teu negoci.

Pots programar una trucada de vídeo o enviar-nos un mail.