Lo sabemos. El proceso de implementación de un ERP puede dar un poco de miedo. Y por una serie de motivos muy legítimos.

Implementar un ERP supone cambiar de forma radical el modo de trabajo y la gestión de tu negocio. Claro que para ganar en eficiencia, pero el proceso de adaptación puede ser complicado.

Tener que digitalizar todos los documentos y procesos de tu empresa, sacar tiempo para que el proyecto no se demore más de lo requerido, conseguir que el nuevo sistema cuaje en tu equipo… Nada de esto es sencillo.

De hecho, la firma analista Gartner afirma que entre el 55% y el 75% de los ERP fallan en el proceso de implementación.

Es por este motivo que, en Coneix, nos tomamos este momento tan delicado muy en serio. Los más de veinte años de experiencia acumulada nos han permitido ir refinando una metodología propia que te presentamos hoy, en este artículo. Pero antes, veamos lo siguiente:

¿Por qué implementar un ERP personalizado?

Tal y como te lo hemos pintado, puede que te preguntes: “es realmente necesario pasar por un proceso de implementación si quiero empezar a usar un ERP?

Y es que algunas soluciones genéricas del mercado te permiten empezar a usar sus herramientas con pocos pasos más que la simple creación de una cuenta en su plataforma online.

El problema es que estas soluciones estándar son como un traje de talla única: pueden encajar más o menos bien si se tiene suerte pero, para la mayoría, terminan siendo incómodas, limitantes y, a veces, más costosas de lo que parecen a primera vista.

Un ERP personalizable no sólo se adapta a las necesidades específicas de tu empresa, sino que te ofrece las ventajas siguientes:

✔️ Se adapta al crecimiento de tu negocio. Imagina que, con suerte, una solución estándar encaja más o menos con tus necesidades actuales. Pero, ¿qué ocurre cuando tu empresa crece y sus procesos se vuelven más complejos? Cambiar de ERP en ese punto no solo implicará costes económicos, sino también un gasto significativo en tiempo y esfuerzo por parte de tu equipo. Cada herramienta tiene su propia curva de aprendizaje, y readaptarse a un nuevo sistema puede ralentizar tu operativa durante semanas, o incluso meses.

✔️ Automatizaciones y procesos a medida. Por otra parte, no se trata de forzar tus procesos dentro de un molde predefinido, sino de diseñar flujos de trabajo del ERP que respeten y optimicen la manera única en la que operas, ¿no crees?

✔️ Apoyo de un consultor/a para ayudarte a optimizar tus procesos. Mientras que las soluciones genéricas no incluyen consultoría ni atención al cliente durante la adopción de la herramienta, en un proceso de implementación de una herramienta a medida se encuentra la figura del consultor/a. Más allá de guiarte en el proceso de implementación, este perfil puede ayudarte a rediseñar algunos de tus procesos con tal de hacerlos más eficientes.

Existen otras ventajas, como la posibilidad de controlar de forma absoluta cómo, quién y dónde usar datos sensibles, una mejor integración con otras herramientas y, en términos generales, el hecho de contar con un partner tecnológico que se posicione como un potente aliado durante la digitalización de tu negocio.

En relación a esto, en este artículo encontrarás valiosos consejos sobre cómo elegir un ERP y, por ende también, un proveedor tecnológico fiable.

Ahora sí: vistas las ventajas de una solución ERP personalizada, veamos en qué consiste la metodología y fases para implementar nuestro ERP.

Nuestra metodología

Nuestro proceso de implementación se basa en un enfoque estructurado y adaptado a las necesidades de cada cliente. Esta metodología, que hemos perfeccionado a lo largo de más de dos décadas, incluye:

✔️ Una fase inicial para comprender a fondo tu negocio y tus procesos.

✔️ La personalización y configuración del ERP para garantizar que se adapte a tu operativa.

✔️ Reuniones periódicas y formaciones para asegurar una transición fluida.

✔️ Reuniones de seguimiento una vez terminada la implementación.

Veamos las fases detalladas de esta metodología.

Fases de la implementación del ERP Coneix

1. Fase comercial

Imagina que muestras interés en nuestro ERP a través de un formulario, una llamada, un correo… lo que sea. Esto es lo que ocurriría entonces:

1. Primero, te enviamos vídeos explicativos de nuestra herramienta.
2. Si te gusta lo que ves, te hacemos entonces una demo personalizada a tus necesidades.
3. La fase comercial culmina con una oferta que contempla los módulos de Coneix que necesitarías para tu negocio.

2. Reunión inicial y documento de Kickoff

Una vez aceptada la oferta, organizamos una reunión de kickoff. Por parte de Coneix, en esta reunión participan el/los comercial/es, el/la responsable de proyectos y el/la consultor/a designado. Por parte de tu empresa, participará, como mínimo, el/la encargado/a del proyecto que hayáis seleccionado.  

Se trata de una reunión muy importante, ya que, en ella, definimos:

• Los objetivos del proyecto
• Fases y timings de la implementación
• Un calendario de reuniones de seguimiento
• Cuáles son los documentos que tú (el cliente) debe proporcionar para que el proyecto avance según lo previsto. También te proporcionamos plantillas para facilitar la migración de los datos.

3. Implementación de los 4 módulos principales de Coneix

Pongamos el caso de un cliente que necesite todos los módulos principales de Coneix, es decir, que implemente la herramienta de forma integral. Sin embargo, algunos clientes requieren una implementación parcial y, por tanto, implementan sólo alguno(s) de los módulos que veremos a continuación. 

Si hablamos de una implementación integral, el proyecto suele tener una duración aproximada de 3 meses, durante los cuales se implementan los módulos siguientes:

1. Planificación de proyectos y gestión de equipo
2. Control presupuestario de proyectos, facturación y contabilidad
3. CRM
4. Reporting

Algunos casos pueden requerir la implementación de un quinto módulo de gestión de producción y compras.

En muchos casos, realizamos la implementación del primer módulo y del segundo de forma paralela, aunque esto siempre se pacta de manera previa con el cliente. 

En cambio, el módulo CRM y el de reporting se suelen implementar de forma posterior, una vez ya tenemos en marcha las funciones relacionadas con la gestión de proyectos y la gestión administrativa y contable. 

¿Cómo se desarrolla la implementación de cada módulo?

Cada fase tiene un mínimo de cuatro reuniones:

1. Recopilación de información: El cliente nos cuenta su proceso y cómo gestiona sus datos. Nos tomamos el tiempo de comprender, muy al detalle, cómo trabaja el cliente y cuáles son sus necesidades concretas.
2. Resultado de prueba: En base a esta información, configuramos sus procesos en Coneix y enseñamos un primer resultado al cliente.
3. Resultado definitivo: En base al feedback obtenido en la reunión anterior, hacemos los cambios pertinentes y volvemos a reunirnos con el cliente para enseñarle las modificaciones.
4. Reunión formativa: Una vez tengamos la configuración final, hacemos una reunión formativa a todos los usuarios que vayan a usar el módulo.

4. Cierre del proyecto de implementación

Cuando el cliente ya es capaz de utilizar todo aquello que figuraba en la oferta, damos el proyecto de implementación por cerrado. Sin embargo:

• Realizamos un mínimo de dos reuniones de seguimiento para asegurarnos que el nuevo modo de trabajo os es cómodo y que no tenéis dificultades.
• Además, el consultor está siempre disponible para cualquier duda o cambio que el cliente pueda solicitar en el futuro.

7 Consejos para tener éxito a la hora de implementar un ERP

Llegados a este punto, ya conoces en qué consiste un proceso de implementación y, de forma concreta, nuestra metodología.

Pero una implementación no solo depende de la herramienta o metodología del proveedor: tu empresa también juega un papel muy importante en el proceso.

Para que la transición tenga éxito, hay ciertos aspectos clave que vale la pena tener en cuenta.

A continuación, te compartimos algunos consejos prácticos que te ayudarán a superar los retos típicos y a asegurar que todo salga según lo previsto:

1. Definir los objetivos del proyecto. Antes de dar el primer paso, es fundamental que tengas claro qué esperas conseguir con la implementación del ERP. ¿Buscas optimizar la gestión de proyectos? ¿Tener un mayor control financiero? ¿Automatizar tareas repetitivas? Establecer objetivos concretos y medibles desde el principio te ayudará a mantener el enfoque, alinear al equipo y evaluar el éxito del proyecto una vez finalizado.
2. Que sea una apuesta clara por parte de dirección. Durante nuestra trayectoria, nos hemos encontrado casos en los que no existía un compromiso claro con el proyecto por parte del equipo directivo. Ya lo hemos mencionado durante este artículo, pero lo repetimos: implementar un ERP supone redefinir toda la gestión de un negocio. Algo que, debido a su importancia, requiere la implicación de los altos mandos para que llegue a buen puerto.
3. Involucrar y formar a los usuarios que vayan a usar la herramienta. La implementación de un ERP implica a diferentes equipos y roles dentro de tu organización, lo que puede generar incertidumbre o incluso resistencia al cambio. Sin embargo, estas resistencias se pueden combatir haciendo partícipes a las personas involucradas en el proyecto. Por ejemplo, garantizar que tienen la ocasión de comunicar qué esperan de la herramienta y cuáles son sus necesidades puede ser una buena idea. Por otra parte, asegúrate que todos los usuarios implicados reciban la formación necesaria para sentirse cómodos/as con el nuevo modo de trabajo.
4. Dedicar el suficiente tiempo a analizar de forma exhaustiva tus procesos. En este punto, la faena de recopilar información por parte del consultor o Project Manager del proyecto también resulta determinante. Es crucial que tu partner tecnológico comprenda tus procesos de trabajo y tus necesidades de forma íntegra, así que, por tu parte, asegúrate de analizar, documentar y comunicar de forma completa tu modo de trabajo.

5. Comunicación abierta y transparente. Implementar un ERP es un proceso complejo en el que mantener una comunicación clara y constante es esencial. Esto incluye a los equipos internos de la empresa y al partner tecnológico. Comparte toda la información relevante desde el principio, define expectativas realistas y asegúrate de que cualquier duda o problema se trate de manera oportuna. Una buena comunicación ayuda a alinear a todas las partes, evita malentendidos y garantiza que el proyecto avance según lo previsto.
6. Implicación con las fechas límite del proyecto. Al igual que los proyectos que se dan en las ingenierías y arquitecturas, una implementación es un proyecto complejo que puede extenderse mucho en el tiempo si no se tiene un control y un compromiso riguroso de los timings del proyecto.
7. Apóyate en el expertise del/la consultor/a para redefinir tus procesos. Implementar un ERP no es solo una cuestión de tecnología; también es una oportunidad para optimizar y mejorar tus procesos. Escucha las recomendaciones de tu consultor/a, quien, gracias a su experiencia en proyectos similares, puede ofrecerte ideas valiosas para agilizar tus flujos de trabajo o solucionar ineficiencias que tal vez no habías detectado. Su conocimiento es un recurso clave para aprovechar al máximo el nuevo sistema.

En definitiva, la implementación de un ERP es un desafío que exige compromiso, planificación y una visión estratégica, pero los beneficios que trae consigo compensan con creces el esfuerzo.

Con una metodología bien estructurada como la nuestra, y siguiendo estos consejos clave, el proceso puede transformarse en una experiencia enriquecedora que siente las bases para el crecimiento y la eficiencia de tu empresa.

Creemos que cada cliente merece un partner tecnológico que le acompañe en este proceso, con soluciones personalizadas y un enfoque humano. Si estás preparado para empezar este emocionante viaje, estaremos encantados de guiarte. ¡Hablemos!