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20 factores clave para elegir un ERP para tu despacho de arquitectura

chloé sanchez
3 May, 2024

En un despacho de arquitectura, la ejecución eficiente de los proyectos es la columna vertebral del éxito. 

Una buena gestión significa conservar, en todo momento, un control sobre los costes, los timings, los recursos y las partes implicadas en cada fase del proyecto con tal de evitar cuellos de botella, desviaciones presupuestarias y retrasos en la entrega.

Y con varios proyectos en activo, el manejo de esta cantidad de información puede convertirse en un auténtico reto. Ahí es donde entra en juego un software ERP.

Un ERP es un tipo de software usado por las empresas para gestionar sus actividades diarias, como la contabilidad, la gestión de proyectos o la gestión de nuevas oportunidades de venta. Por ende, resulta muy importante que dicho software se adapte a tu empresa como una segunda piel.

Sin embargo, en el caso de que ya te encuentres en el proceso de búsqueda de un software ERP para tu despacho de arquitectura, te habrás dado cuenta de la ingente cantidad de oferta en el mercado. En este contexto, ¿cómo tomar la decisión correcta? 

En Coneix, creemos que disponer de la información adecuada es la clave de una buena toma de decisiones.  

Por este motivo, en este artículo, planteamos 20 factores relevantes que te recomendamos tener en cuenta a la hora de elegir un ERP para tu despacho de arquitectura. 

¿Empezamos?

1. Que la interfaz sea amigable

Piensa en la interfaz como la puerta de comunicación entre el usuario y la aplicación. De la usabilidad de la herramienta, dependerá la facilidad de adaptación de tu plantilla a este nuevo método de organización empresarial. 

No solo eso, sino que también resulta importante que la herramienta muestre, en cada momento, la información precisa: ni demasiada, ni insuficiente. Y es que la usabilidad tiene un gran impacto en nuestra productividad laboral. 

El primer paso para descubrir si la interfaz de un software ERP te parece amigable, es solicitar una demo para poder ver la herramienta desde dentro. También puede ser buena idea implicar a varios miembros de tu despacho de arquitectura para que puedan trasladarte su opinión.

2. Que sea posible personalizar la herramienta

Si ya has empezado a indagar entre las diferentes opciones de ERP del mercado, te habrás dado cuenta de una diferencia fundamental: existen soluciones estandarizadas y opciones personalizadas.

Generalmente, las soluciones ERP estandarizadas suelen ser más económicas. 

Sin embargo, en este punto, es importante que sopesemos si la opción estandarizada será capaz de cubrir todas nuestras necesidades o si nos vamos a ver obligados/as a sacrificar en cuanto a eficiencia o en cuanto al seguimiento riguroso de ciertos procesos.

En este sentido, existen soluciones que ofrecen módulos genéricos para los distintos departamentos, pero que pueden adaptarse mediante una personalización sencilla.

Para comprobar de qué manera se articula la herramienta, te recomendamos que solicites una demo personalizada y, por otra parte, que preguntes al proveedor acerca de las opciones de personalización y del proceso de implementación.

3. Que el proveedor de la herramienta cuente con un proceso de implantación eficiente

Durante las reuniones previas, es importante que te informes acerca del proceso de implantación, es decir, acerca de cómo y cuándo los proveedores prevén realizar este proceso que va desde la compra hasta que el ERP opera en tu empresa de forma completamente funcional.

No se trata de un tema menor: la firma analista Gartner afirma que entre el 55% y el 75% de todos los ERP fallan en su implementación. 

En este sentido, también te recomendamos que te asegures de que la empresa va a facilitarte un consultor que se encargue de conocer todas las necesidades de tu empresa y preparar este proceso de implementación. 

4. Que la herramienta permita una gestión eficiente de los proyectos 

Entrando en los requisitos propios de tu sector, un punto fundamental es que la solución permita una gestión eficiente de los proyectos.

Un ERP para tu despacho de arquitectura debe ofrecer herramientas que permitan planificar, ejecutar y supervisar proyectos de manera efectiva desde el inicio hasta la finalización. 

Por ejemplo, la herramienta podría permitir la creación de tableros Kanban personalizables, donde los equipos puedan visualizar y gestionar tareas de manera intuitiva. 

Estas herramientas te facilitarán la identificación de cuellos de botella, la asignación de recursos y el seguimiento del progreso de cada etapa del proyecto. 

Panel de tareas Kanban del software ERP especializado en despachos de arquitectura CONEIX®

5. Que ofrezca un seguimiento efectivo de KPIs de negocio

Como ya te contamos en este artículo, realizar el seguimiento de indicadores de negocio clave resulta fundamental. Y para ello, no hay nada mejor que contar con un sistema que permita hacerlo de forma ágil e intuitiva.

En el caso de los despachos de arquitectura, los paneles de KPIs de nuestro ERP podrían ayudarnos a acceder de forma rápida a indicadores sobre la rentabilidad de los proyectos, el cumplimiento de los plazos o el uso de los recursos. De esta manera, dispondrás de una instantánea del rendimiento de tu despacho para identificar tendencias y áreas que requieran tu atención. 

Es más: tu ERP debería ofrecer herramientas de BI que permitan la creación de informes personalizados y el análisis de tendencias o, al menos, debería permitir la integración con herramientas de BI de terceros.

Pantalla de Business Intelligence del software ERP CONEIX®

6. Que ofrezca la e-factura y que se mantenga al día de los cambios legislativos 

A partir de 2025, la factura electrónica será obligatoria para todas las empresas. Por tanto, ten presente la necesidad de que la eFactura esté integrada con el sistema de facturación de tu ERP para que dispongas de todo de la manera más unificada posible. 

Tanto la ley Crea y Crece como la ley Antifraude siguen en borrador y pendientes de desarrollo técnico. Esto significa que las empresas tienen la obligación, tanto en el presente como en el futuro, de mantenerse al día de los cambios legales en materia de facturación para adaptarse a los mismos.

En la práctica, ya sabemos que mantenerse a todo resulta (casi) imposible. Por esto, contar con un proveedor de ERP te permite ganar en tranquilidad, ya que serán ellos quiénes incorporen los cambios legales pertinentes en su software y/o que te informen de los nuevos requisitos a tener en cuenta.

En este sentido, puede ser buena idea elegir un proveedor que opere en el marco nacional, y que pueda garantizar la seguridad de estar al día de los cambios legales estatales.

7. Que el ERP para tu despacho de arquitectura cuente con una función de CRM

Si un ERP es un planificador de recursos empresariales, el CRM es un gestor de nuestras relaciones con clientes. 

Con esta definición, ya vemos que el ERP abarca mucho más que el CRM. Sin embargo, no todos los ERP incluyen un apartado de CRM. 

En Coneix, te recomendamos que tu herramienta sí incluya esta función, ya que, como estamos viendo a lo largo de este artículo, la fortaleza de un ERP reside en su capacidad para integrar todos los recursos y procesos de tu despacho de arquitectura

Por ende, cuanto más áreas de tu negocio sea capaz de cubrir, más ganarás en eficiencia, ¿no te parece? 

Apartado CRM del software ERP para despachos de arquitectura CONEIX®

8. Que ofrezca una contabilidad intuitiva y predictiva con conciliación bancaria

Es fundamental que el sistema de contabilidad de tu ERP sea intuitivo, fácil de usar y te permita realizar predicciones contables.

Además, la capacidad de realizar conciliaciones bancarias de forma automatizada es un valor añadido que puede ahorrar tiempo y reducir errores. 

En otras palabras, tu ERP debería ofrecer herramientas que permitan importar extractos bancarios de forma automática, compararlos con los registros contables y conciliar las diferencias de forma rápida y precisa. 

9. Que permita automatizar la emisión de documentos

Si eres del sector arquitectónico, seguro que alguna vez has reparado en la cantidad ingente de tiempo que se pierde durante la elaboración de documentos como ofertas, memorias, presupuestos, pliegos de condiciones, certificados, informes de seguimiento, documentos legales, etc. 

¿Qué te parecería si al menos una parte de toda esta documentación se pudiera automatizar? 

Algunos ERP incluyen herramientas que permiten definir plantillas predeterminadas para tus documentos y definir valores que se rellenan de forma automática a partir de la información que ya dispones en tu herramienta de gestión. 

En Coneix, ofrecemos esta funcionalidad gracias a una integración que hemos desarrollado con la herramienta Documentero

Gracias a Documentero, puedes emitir un documento a través de tu ERP y este se descargará con algunos campos rellenados a partir de la información de la que ya dispones en tu herramienta. 

Una vez descargado el documento, también podrás editar manualmente aquella información que desees. Eso sí, habiendo ahorrado mucho tiempo en la introducción duplicada de datos.

10. Que disponga de las integraciones con las herramientas que necesites (o que ofrezca desarrollo a medida)

El punto anterior nos lleva a lo siguiente: es importantísimo que tu software ERP se pueda integrar con las herramientas que necesites. O que, por lo menos, pueda desarrollar estas integraciones a medida.

Y es que, aunque tu ERP debería incluir todas las funcionalidades posibles, es muy probable que acabes necesitando alguna herramienta de terceros para una tarea muy concreta. 

Podrías, por ejemplo, utilizar una herramienta para tus campañas de mailing, recurrir a otra herramienta para emitir facturas con la administración pública o completar tus análisis de BI mediante alguna herramienta especializada. 

Asegurarte de que estas soluciones se integran correctamente con tu sistema ERP te permitirá evitar la entrada duplicada de datos y sin duda hará que tus procesos ganen en eficiencia. 

11. Que sea escalable y flexible para que pueda evolucionar contigo

La capacidad de un ERP para adaptarse al crecimiento y a los cambios en las necesidades del despacho de arquitectura es fundamental para garantizar su viabilidad a largo plazo. 

Con el tiempo, es posible que tu despacho de arquitectura experimente cambios en su tamaño, en el alcance de sus proyectos o en la configuración de su equipo.

También los requisitos y procesos de tu despacho podrían cambiar debido a cambios en el mercado, avances tecnológicos o nuevas regulaciones. De hecho, lo estamos viendo ahora mismo con la e-factura. 

Así, pues, tu ERP debería ser capaz de crecer y manejar un mayor volumen de datos y usuarios, pero también de incorporar funcionalidades adicionales o ajustar flujos de trabajo. 

12. Que proteja tus datos como oro en paño

¿Sabías que una investigación realizada por Kaspersky descubrió que los ataques de ransomware aumentaron en un 30% de 2022 a 2023? 

Cada vez son más las empresas que, por no proteger sus datos adecuadamente, se ven expuestas a este tipo de ataques. 

Los datos son uno de los activos más importantes para la mayoría de negocios, incluidos los despachos de arquitectura. Y asegurarse de que estos datos están bien protegidos debe ser un factor prioritario durante la elección de un ERP.

Tu proveedor tiene que haber implementado medidas de seguridad robustas, como el cifrado de datos en reposo y en tránsito, el uso de firewalls y sistemas de detección de intrusiones.

Por otra parte, el ERP para tu despacho de arquitectura debe contar con medidas de protección contra la pérdida de datos, como copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación en caso de fallos de hardware, errores humanos o ataques cibernéticos.

13. Que cumpla con la normativa en materia de confidencialidad 

Por supuesto, para ahorrarte posibles problemas legales, tu ERP debe cumplir con las regulaciones y estándares de seguridad de datos aplicables en la jurisdicción en la que opere tu despacho de arquitectura.

En España, al igual que en el resto de la Unión Europea, nos encontramos sujetos al RGPD. En otros países, sin embargo, existen otras legislaciones, como la Ley de Protección de Datos Personales. 

Lo idóneo es que elijas a un proveedor ERP que esté al día de cuestiones legales en materia de protección de datos y que se encargue de implementar, en cualquier momento, los cambios pertinentes a tu solución para que esta siga adecuándose a la legislación vigente.

14. Que cuente con un servicio de soporte técnico ágil 

Es inevitable: durante tu día a día, tanto tú como cualquier miembro de tu despacho de arquitectura, nos enfrentamos con la necesidad de recurrir al soporte técnico de vuestro ERP, ya sea debido a problemas técnicos, por la necesidad de realizar alguna consulta o para solicitar algún cambio en las funcionalidades de la herramienta.

En estas ocasiones, contar con un soporte técnico proactivo y con un tiempo de respuesta ágil puede facilitarte mucho las cosas

Por eso, en el momento de elegir un ERP para tu despacho de arquitectura, te aconsejamos que preguntes a los diferentes proveedores acerca de los tiempos de respuesta a los que el soporte técnico se compromete a dar respuesta.

15. Que los costes sean transparentes y puedan conocerse con antelación

Estamos seguros de que no se te ha pasado por alto que el factor precio es también determinante a la hora de tomar una decisión.

Nuestro consejo aquí es que no te limites a considerar el coste de licencia e implementación, sino que valores también el coste de otros servicios, como servicios de  consultoría, de bolsas de horas o de posibles desarrollos a medida. 

En este sentido, también puede ser buena idea determinar muy bien qué servicios de soporte técnico quedan o no incluidos con tu licencia y qué tipo de acciones se facturará de manera extraordinaria a través de sistemas de bolsas de horas o presupuestos a parte. 

16. Que facilite el intercambio de información de manera interna y externa

Uno de los principales objetivos de un ERP es el de facilitar, en general, la comunicación e intercambio de información, ya sea entre distintos departamentos o entre los distintos miembros de un proyecto.

Dando un paso más allá, también puede ser buena idea consultar con los distintos proveedores si ofrecen algún tipo de sistema que también te permita compartir información con clientes y colaboradores, algo que podría facilitarte infinitamente la gestión de proyectos. 

17. Que pueda accederse al ERP desde diferentes dispositivos y ubicaciones 

Hoy en día, la mayoría de ERP ofrecen la posibilidad de conectarse desde cualquier tipo de dispositivo y ubicación.

Sin embargo, es importante que te asegures de que el ERP que elijas para tu despacho de arquitectura no tenga limitaciones en este sentido. 

Puede que, en el momento de compra, tu despacho no esté utilizando dispositivos como tablet y, por ende, no priorices el hecho de saber si tu ERP se comporta de manera responsive en estos dispositivos. O puede que, de momento, no esté planeado que nadie de tu despacho trabaje fuera del país. 

Pero, ¿y si la cosa cambia en el futuro y descubres a posteriori que tu herramienta es un factor limitante? Como vale más prevenir que curar, asegúrate de tener claro este factor antes de tomar la decisión de compra.

18. Que tu proveedor sea una empresa consolidada

Hasta ahora, hemos repasado los factores importantes relacionados con la herramienta, pero existen otros factores a considerar que tienen más relación con tu proveedor de software en sí. 

Adquirir un software ERP significa establecer una relación profesional, a menudo con vistas a largo plazo. 

Por este motivo, resulta importante asegurarse que cuentas con una empresa estable y consolidada en su sector que pueda brindarte garantías de calidad, fiabilidad y soporte a largo plazo.

19. Que tu proveedor sea fabricante y no partner 

En el mundo software/saas, existen dos tipos de empresas: las desarrolladoras y las que se limitan a distribuir licencias de otras empresas fabricantes. 

Piensa que, en el segundo caso, la empresa proveedora podría tener limitaciones a la hora de proporcionar el soporte técnico adecuado, ya que, si bien este tipo de compañías suelen contar con un equipo técnico formado para las herramientas que distribuyen, a menudo no cuentan con el mismo grado de comprensión e información que lo tendría un desarrollador del software.

Como añadido, contar con un proveedor que sea también fabricante de la herramienta ERP te permite sugerir nuevos desarrollos, mejoras y funcionalidades de primera mano que mejoren la organización de tu despacho a la par que mejoran la solución de tu proveedor.

20. Que tu proveedor conozca tu sector (y tenga casos de éxito con despachos de arquitectura) 

Por último, pero no menos importante, advertirás que, en el sector, existen soluciones ERP generales y otras más especializadas.

En ocasiones y como dice el dicho, quién mucho abarca, poco aprieta. Una empresa que comprenda las necesidades y los desafíos únicos del sector de la arquitectura será capaz de ofrecerte soluciones más adaptadas y efectivas

En este punto, nuestra recomendación es que preguntes por referencias y casos de éxito de tu mismo sector. Si te es posible, habla con despachos de arquitectura que ya hayan adoptado el ERP que estés considerando para conocer su opinión al respecto. 

Esperamos que este artículo te haya ayudado a tener en cuenta factores que te ayuden a tomar una mejor decisión en cuanto a la elección de tu ERP.

Si te encuentras en este proceso, no dudes en solicitarnos una demo personalizada sin ningún compromiso a través del siguiente enlace y descubre todo lo que CONEIX puede hacer para tu despacho de arquitectura.

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