No tots els encàrrecs que arriben a un despatx mereixen un sí. Pot semblar obvi, però a la pràctica molts es decideixen per inèrcia: arriba la consulta, hi ha capacitat (o es fa lloc igualment) i s’accepta, sense parar-se a valorar si val realment la pena.

La pregunta no hauria de ser “podem fer-ho?”, sinó “ens convé fer-ho, ara i en aquestes condicions?“.

En aquest article proposem un marc senzill per valorar un projecte i decidir abans de comprometre-us amb el client.

El problema de dir sí a tot

Omplir l’agenda sembla sempre una bona notícia, i dir que no a un client fa por, sobretot si l’activitat no va sobrada. Tot i això, acceptar sense criteri té costos que no veiem fins més endavant: hores d’un perfil sènior en un projecte de marge ajustat, un client que consumeix més gestió de la prevista o un encàrrec que no encaixa amb l’especialització del despatx i que acaba costant més del que factura.

El context sectorial no ajuda: segons l’Observatori de Marges Empresarials, el marge brut del sector d’arquitectura i enginyeria ja és ajustat de per si. Amb tan poc marge de partida, triar bé cada projecte és clau.

El problema no és acceptar projectes, és fer-ho sense un criteri explícit. Quan tot es decideix “sobre la marxa”, el despatx acaba triant per defecte els projectes que arriben primer, no els que més li convenen.

Cada projecte acceptat sense criteri ocupa el lloc d’un altre que podria encaixar millor i ser més rendible.

4 criteris per avaluar un projecte abans d’acceptar-lo

Abans de dir que sí, val la pena valorar aquests quatre aspectes:

1. Encaix estratègic: Encaixa amb allò que volem fer créixer al despatx?

Reforça l’especialització del despatx o l’allunya del que fa millor? Un projecte pot ser rendible i, tot i això, no ser el que convé acceptar ara.

2. Marge esperat: Sabem quin marge real ens deixarà, no només quant facturarem?

No la facturació total, sinó allò que queda un cop descomptades les hores previstes i els costos directes. Un projecte gran amb marge ajustat pot ser pitjor negoci que un de petit amb marge sòlid.

3. Risc: Hem identificat els riscos principals i com els gestionarem?

Client nou o conegut, terminis ajustats, complexitat tècnica poc habitual, dependència d’altres agents externs. Com més incògnites, més marge de seguretat cal preveure.

4. Capacitat de l’equip: Tenim capacitat real, sense penalitzar els projectes que ja tenim en marxa?

Hi ha gent disponible sense desatendre els projectes en marxa, o s’accepta pensant “ja ho farem encaixar”? Això acostuma a sortir car.

Si la resposta és “no” a dues o més preguntes, val la pena aturar-se a pensar-ho abans de confirmar, encara que la pressió comercial digui que cal dir que sí de seguida.

Cas pràctic: 2 projectes, 2 decisions diferents

Ens posem en el cas que un despatx d’enginyeria rep dues consultes la mateixa setmana:

Projecte A: la reforma d’unes instal·lacions per a un client habitual: marge esperat del 22%, risc baix (client conegut, requisits clars) i encaix directe amb l’especialització del despatx. L’equip que ho hauria de portar té disponibilitat real. S’accepta sense gaires dubtes.

Projecte B: un concurs públic fora de la zona geogràfica habitual, amb un marge esperat del 8%, requisits tècnics ambigus i un termini molt ajustat. Encaixaria estratègicament, ja que permetria entrar en un territori nou, però l’equip actual ja va al límit amb els projectes en marxa. Es declina, no perquè sigui un mal projecte en abstracte, sinó perquè no és el moment ni les condicions per acceptar-lo.

Comparem els dos projectes segons els quatre criteris esmentats:

La diferència entre tots dos no és la mida ni la dificultat tècnica. És que el projecte A s’ha avaluat abans de comprometre’s i el projecte B s’hauria acceptat per inèrcia i amb suposicions.

Decideix amb dades, no només amb intuïció

Amb l’històric de projectes similars registrat a l’ERP de Coneix, pots estimar el marge esperat i el risc d’un nou encàrrec abans de pressupostar-lo, en lloc de descobrir-ho quan ja és massa tard per fer-hi res.

Si vols veure com aplicar-ho al teu despatx, parla amb el nostre equip i explica’ns el vostre cas: