Les dades del teu despatx ja existeixen. Les hores s’imputen, les factures s’emeten i les despeses es registren cada dia. El problema és que viuen en llocs diferents i, quan necessites una resposta per decidir, arriba tard o no arriba.

Els quadres de comandament de business intelligence (BI) serveixen per convertir aquestes dades disperses en una visió clara de com està el teu negoci.

Què és el business intelligence

El business intelligence (BI) és el recull de les dades que genera una empresa, per relacionar-les entre si i presentar-les en quadres de comandament visuals perquè la direcció prengui decisions amb informació fiable i actualitzada.

Dit d’una altra manera: el BI no inventa dades noves, llegeix les que ja tens (hores, costos, ingressos, previsions de facturació) i les converteix en respostes. Per a un despatx tècnic, és la diferència entre “crec que aquest projecte va bé” i “sé exactament com va”.

No s’ha de confondre amb un full de càlcul amb gràfics. Un Excel mostra el que algú hi ha copiat en un moment concret, mentre que el BI està connectat a l’origen de les dades i s’actualitza a mesura que el despatx treballa. Per exemple, aquí tens un BI de l’ERP de Coneix:

Per què les dades disperses frenen les decisions

En molts despatxos d’arquitectura i enginyeria, la informació està repartida: les hores en un full de càlcul, les factures al programa de comptabilitat, les previsions de cobrament en un correu o al cap del soci, i potser un ERP que només es fa servir a mitges. Cada peça té sentit per separat, però ningú les veu totes juntes.

Per això, sovint l’informe mensual arriba quan el mes ja està tancat i no hi ha marge per corregir. Circulen diverses versions de la mateixa xifra segons qui l’hagi preparat, i les decisions importants, com ara acceptar un encàrrec, ajustar honoraris o incorporar una persona a l’equip, es prenen per intuïció.

Així és un quadre de comandament útil per a un despatx tècnic

Un bon quadre de comandament no ensenya totes les dades possibles, respon les preguntes que la direcció es fa cada setmana:

• Quant estem guanyant aquest any? Ingressos, despeses, nòmines, benefici acumulat i marge net, comparats amb l’any anterior.
  
• On van les hores de l’equip? Hores i cost per persona, projecte, procés i activitat, amb el cost mitjà per hora.
  
• Què ens costa realment cada projecte? Despeses de proveïdors, hores, desplaçaments i dietes, imputats al projecte que els ha generat.
  
• Com evoluciona la facturació? Mes a mes i en acumulat, per client, per projecte i per unitat de negoci.
  
• Què facturarem els pròxims mesos? Les fites de facturació previstes de cada projecte, per detectar a temps els mesos fluixos.
  
• Quins clients ens fan guanyar diners? Ingressos, costos i marge per client, i el pes de cadascun en el total.

A més, ha de permetre filtrar per període, projecte, unitat de negoci o tipus de projecte (edificació, urbanisme…) i baixar del gràfic fins al registre concret: de la corba de despeses a la factura del proveïdor.

Exemple d’indicador: marge de contribució per client

Sobre el paper, un client que t’encarrega molta feina és ideal. Però si mirem el marge de contribució, potser no tant. Per veure-ho, als ingressos que t’aporta resta-hi les compres associades (col·laboradors externs, subcontractacions) i el cost de les hores que hi dedica el teu equip.

Si aquest client t’aporta 60.000 € d’ingressos, però hi has destinat 50.000 € en compres i 11.000 € en hores, el marge és de -1.000 €. Estàs treballant per perdre diners, i sense un BI de marge per client específic, aquesta dada queda amagada i no permet veure que el que et penses que és el teu millor client t’està fent perdre diners.

Amb el marge calculat en temps real, cada hora imputada i cada factura registrada actualitzen l’indicador. Pots renegociar condicions, revisar l’abast o reassignar recursos quan encara hi ets a temps.

Amb un gràfic de Pareto veuràs de seguida si els clients que concentren més ingressos són també els més rendibles.

El Reporting BI de Coneix: les dades del teu despatx, convertides en decisions

Coneix recull les dades que el teu equip ja genera cada dia (projectes, hores, compres, facturació) i el mòdul de Reporting BI les converteix en quadres de comandament automàtics, potenciats amb la IA per interpretar-les i ajudar-te a prendre decisions estratègiques.

Inclou BIs propis pensats per a despatxos d’arquitectura i enginyeria: informe financer, control d’ingressos, control de despeses, estudi d’hores, control d’hores detallat, facturació emesa, facturació prevista i anàlisi de client. Totes les dades surten d’un sol lloc, i tothom treballa amb la mateixa xifra.

Conèixer l’estat del teu despatx és només el principi.

Demana una demo sense compromís i t’ensenyarem el Reporting BI de Coneix en acció: