Tasques que s’acumulen, terminis que es dilaten, comunicació que es dispersa… Sense una bona organització, la gestió de projectes es pot tornar un autèntic repte.
Aquí és on entra en joc la metodologia Kanban, un sistema visual i flexible que permet organitzar tasques de manera clara i eficient. Si busques una manera de millorar la productivitat del teu equip sense imposar metodologies rígides, Kanban pot ser el candidat ideal.
En aquest article, explorarem com funciona, quins beneficis aporta i com ho pots implementar a la teva empresa. A més, us mostrarem com Coneix facilita la seva aplicació amb taulers Kanban digitals dissenyats per optimitzar la gestió de projectes. Comencem?
Què és la metodologia Kanban?
La metodologia Kanban és un sistema de gestió visual que us ajuda a organitzar tasques, optimitzar fluxos de treball i millorar l’eficiència del vostre equip. La seva base és simple: visualitzar la feina en un tauler, limitar la quantitat de tasques en procés i optimitzar cada fase per reduir bloquejos i ineficiències.
Pensa a Kanban com un tauler on cada tasca avança d’una columna a una altra, des de Pendent fins Finalitzat. Així, tu i el teu equip podeu veure d’una sola ullada en què esteu treballant, què està bloquejat i què està llest per lliurar.
El millor de Kanban és que sʻadapta a qualsevol tipus de projecte, des de la gestió dʻequips dʻenginyeria fins a la planificació de tasques en una oficina dʻarquitectura. No imposa regles rígides ni esprints tancats, com a Scrum, sinó que et permet fluir amb les necessitats reals del negoci.
Historia de la metodologia Kanban
Kanban va néixer als anys 40 al Japó, de la mà de Toyota. L’empresa buscava millorar el seu sistema de producció i va trobar la inspiració als supermercats: els empleats reposaven els productes als prestatges només quan s’esgotaven, en lloc d’acumular estoc innecessari.
Basant-se en aquesta idea, Toyota va desenvolupar un sistema en què les peces i materials només se sol·licitaven quan eren necessaris a la cadena de producció. Així va néixer el “just-in-time”, un enfocament que reduïa deixalles i optimitzava recursos.
Dècades més tard, el concepte de Kanban va fer el salt al món del desenvolupament de programari gràcies a David J. Anderson, que el va adaptar com un sistema de gestió de projectes basat en la millora contínua. D’aleshores ençà, el seu ús s’ha estès a tot tipus de sectors, incloent-hi l’arquitectura i l’enginyeria.
Beneficis clau en la gestió de projectes
Adoptar la metodologia Kanban a la gestió de projectes aporta avantatges clau que impacten de manera directa en l’eficiència de l’equip i la qualitat del treball. Aquests són alguns dels beneficis més importants:
Més visibilitat del flux de treball: L’ús de taulers Kanban permet visualitzar cada tasca en temps real, cosa que facilita la presa de decisions i la identificació de colls d’ampolla.
Reducció de temps d’espera: En limitar el treball en curs (Work in Progress), s’eviten acumulacions de tasques i bloquejos innecessaris, agilitzant el lliurament de resultats.
Més flexibilitat davant de canvis: Com hem vist a l’apartat anterior, a diferència d’altres metodologies més rígides, Kanban permet reorganitzar prioritats de manera àgil sense afectar el funcionament de l’equip.
Enfocament en la millora contínua: Basat en principis d’optimització constant, Kanban ajuda a identificar àrees de millora i ajustar processos per aconseguir més eficiència.
Lliurament continu de valor: No cal esperar al final d’un esprint o cronograma fix per lliurar avenços. Amb Kanban, cada tasca es finalitza i lliura quan està llesta.
Millor col·laboració i alineació de l’equip: Com que té un sistema visual i transparent, tots els membres de l’equip comprenen l’estat dels projectes, facilitant la comunicació i la coordinació.
Els 4 passos per implementar la metodologia Kanban
Ara que coneixes els beneficis d’implementar la metodologia Kanban a la gestió de projectes, és moment de passar a l’acció.
Implementar-lo al teu equip no requereix una reestructuració radical, però sí un canvi de mentalitat i una sèrie de passos clau perquè realment funcioni.
1. Visualitza el flux de treball
El primer pas és representar de manera gràfica totes les tasques de l’equip en un tauler Kanban, dividit en columnes que reflecteixin els diferents estats del treball, com ara:
- Pendent
- En procés
- En revisió
- Completat
Aquests són quatre estats bàsics que solen representar-se en un tauler Kanban, però pots definir tants estats com ho necessitis per representar els teus processos de treball.
Cada tasca es representa amb una targeta que es mourà a mesura que avança en el procés mitjançant les columnes/estats que hagis establert.
Eines per visualitzar un tauler Kanban
Segur que alguna vegada has vist aquest tipus de pissarres amb post-its. Són la manera més bàsica de representar un tauler Kanban al món offline.
Aquesta opció té les seves limitacions, sobretot en equips que treballen en remot, que no coincideixen al mateix espai físic o que gestionen múltiples projectes alhora. Per això moltes empreses opten per eines digitals, com ara programes de planificació de tasques o de gestió de projectes.
En el següent apartat, t’explicarem més detalladament com un tauler Kanban es tradueix al nostre software Coneix. Entendres per què la seva flexibilitat i senzillesa la converteix en una de les pantalles més utilitzades pels nostres clients.
2. Estableix regles clares i transparents
Perquè Kanban funcioni, tot l’equip ha de conèixer com s’organitzen les tasques i quins criteris s’han de complir perquè passin d’una fase a una altra.
Exemple: una tasca només es pot moure a “Completat” quan ha estat revisada i aprovada per un altre membre de l’equip.
3. Limita el treball en curs (WIP)
És important que sàpigues que un dels errors més comuns en la gestió de projectes és assumir massa tasques alhora.
Per això, Kanban proposa establir un límit de tasques actives a cada fase per evitar sobrecàrregues i millorar l’eficiència.
Per exemple, si l’equip només pot gestionar tres tasques simultànies a “En procés”, se n’haurà de finalitzar alguna abans d’iniciar-ne una de nova.
3. Gestiona el flux de treball
Kanban no sols consisteix a organitzar tasques, sinó d’optimitzar-ne l’avenç. Com a responsable de projectes, és important analitzar la velocitat amb què les targetes es mouen al tauler i detectar possibles bloquejos.
Algunes pràctiques útils per millorar el flux inclouen:
- Identificar tasques que passen massa temps a una columna.
- Revisar reunions o processos interns que estiguin alentint la feina.
Ajustar els límits de WIP si lequip ho requereix.
4. Millora de forma contínua
Kanban no és un sistema estàtic. A mesura que l’equip ho faci servir, sorgiran oportunitats per millorar. És recomanable revisar periòdicament el flux de treball, analitzar possibles bloquejos i ajustar-ne els processos segons les necessitats de l’equip.
Implementar Kanban no només optimitza la gestió de projectes, sinó que fomenta un equip més organitzat, eficient i preparat per adaptar-se a qualsevol canvi.
Com implementar la metodologia Kanban a Coneix?
Implementar la metodologia Kanban a Coneix et permet organitzar i gestionar projectes de forma àgil i eficient. Vegem quins tipus de taulers hi ha i algunes de les seves principals funcionalitats.
Tipus de taulers Kanban a Coneix
A la plataforma trobaràs principalment quatre tipus de taulers Kanban, cadascun amb múltiples opcions de configuració per adaptar-se a les necessitats específiques de qualsevol empresa i flux de treball.
Tauler Kanban de projecte. Permet visualitzar totes les tasques de projecte concret.
Tauler Kanban de planificació general. Un tauler més genèric per visualitzar les tasques de tot un equip o de tota l’empresa, cosa que definirem gràcies al cercador i als filtres que ofereix la pantalla.
Tauler Kanban individual. Ideal perquè els treballadors comencin la setmana consultant les tasques pendents per nivell de prioritat.
Tauler Kanban de persones. Les columnes no corresponen a estats, sinó a persones i les tasques es mouen d’una columna a una altra segons canvieu el responsable. Es pot configurar per mostrar les tasques d’un estat o un departament concret.
Característiques i funcionalitats
Ús dels colors
Una característica clau dels taulers Kanban és que siguin tan visuals com sigui possible, cosa que s’aconsegueix, sobretot, gràcies a l’ús dels colors.
El cercador de la pantalla ofereix diverses maneres d’utilitzar lús de colors al tauler Kanban. Per exemple:
Pots decidir associar un color per a cada persona responsable de la tasca.
Si sou a l’àrea de planificació, els colors es poden atribuir als projectes associats per a cada tasca.
També pot ser útil associar colors a subgrups concrets, especialment a empreses que treballen per projectes amb una estructura similar.
Columnes i fitxes
Les columnes corresponen generalment a estats i les fitxes a tasques. A Coneix, les columnes permeten veure, d’una ullada, la informació següent:
- El nombre de tasques assignades a un estat concret.
- Les hores realitzades, planificades i pendents dins un estat.
D’altra banda, les fitxes ens mostren, sense haver de fer-hi clic, la informació següent:
- El projecte al qual pertany
- El subgrup dins del projecte
- La data límit per realitzar la tasca
- La data en què es va obrir la tasca
- Si la tasca té adjunts o comentaris.
- Les hores realitzades i planificades de la tasca.
- Si n’hi ha, l’empresa relacionada (client, soci o proveïdor)
Cercador (consultes i filtres)
Com a totes les pantalles de Coneix, els taulers Kanban disposen d’un cercador súper complet per poder filtrar i cercar tasques segons infinitat de criteris. Vegem-ne alguns exemples:
Filtres de dates. Des de dates concretes fins a períodes seleccionables de manera més fàcil, com ara trimestres, mesos concrets o número de setmana.
FIltre “per termini”. Permet identificar de manera ràpida les tasques expirades, a les quals s’han dedicat més hores de les planificades, que expiren avui o durant la setmana, etc.
Consultes predeterminades. Permet desar els filtres seleccionats en una consulta per accedir-hi de forma més ràpida o fins i tot perquè se’t carregui per defecte en obrir el tauler Kanban.
Aquestes són algunes pinzellades quant a les característiques i funcionalitats de les diferents pantalles de taulers Kanban que pots utilitzar a Coneix. Però hi ha molt més per descobrir.
El que és clar és que disposar d’una eina com Coneix facilita moltíssim la implementació de la metodologia Kanban i que aquesta és, alhora, una poderosa manera de millorar i optimitzar la gestió dels teus projectes.
Vols veure-ho en acció? Demana una demo gratuïta i t’ensenyarem com Coneix pot adaptar-se a la teva gestió de manera pràctica i senzilla. Parlem sense compromís!
Chloé es especialista en SEO y Marketing Digital orientado al entorno B2B. Se unió al equipo de Coneix en 2024, tras más de cinco años trabajando en diversas agencias y empresas del sector.
Es graduada en Periodismo por la Universitat Autònoma de Barcelona y cuenta con una certificación de especialista SEO por Webpositer Academy.
En Coneix, lidera la estrategia de posicionamiento orgánico y comunicación digital para conectar nuestro ERP con despachos de arquitectura e ingeniería que buscan optimizar su gestión.
![Kit Consulting: tot el que necessites saber [2025]](https://coneix.com/wp-content/uploads/2024/11/Portada-Kit-Consulting-400x250.jpg)
0 comentaris