Gantt i Kanban són dues de les eines de planificació més utilitzades en gestió de projectes. Molts despatxos d’arquitectura i enginyeria les coneixen, però sovint les fan servir de manera intercanviable o apliquen una quan haurien d’aplicar l’altra.

En aquest article expliquem la diferència entre Gannt i Kanban, en quins contextos funciona cadascuna i com combinar-les perquè el teu equip tingui sempre clar on és cada projecte i quina és la següent tasca.

2 eines per a 2 preguntes: Quan es farà? En quin estat està?

L’origen del diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt porta el nom d’Henry Gantt, enginyer industrial que el va desenvolupar als Estats Units entre 1910 i 1915 per planificar i controlar la producció a les fàbriques.

La idea de Gantt era simple: representar tasques com a barres horitzontals sobre un eix de temps, de manera que es pogués veure d’un cop d’ull la durada de cada tasca, quan havia de començar i quan havia d’acabar.

L’origen del tauler Kanban

Kanban neix en un context diferent. Toyota el va desenvolupar als anys cinquanta com a sistema de gestió del flux de producció a les seves factories japoneses. El nom vol dir literalment “targeta visual” en japonès.

La idea no era planificar en el temps sinó controlar el flux: saber quantes unitats estaven en cada fase del procés i evitar que s’acumulés feina en curs sense acabar. Als anys 2000, David J. Anderson va adaptar aquests principis al món del software i, des d’aleshores, Kanban s’ha estès a diferents equips de treball.

Gantt respon a: “Quan es farà?” Kanban respon a: “En quin estat està ara?”

Quan fer servir Gantt en un projecte tècnic

El diagrama de Gantt és l’eina adequada quan necessites visibilitat sobre seqüències, terminis i dependències entre fases. És a dir, quan el temps i l’ordre importa.

En un despatx d’arquitectura o enginyeria, el Gantt és especialment útil en aquests contextos:

• Planificació de fases de projecte. Avantprojecte, projecte bàsic, projecte executiu, direcció d’obra: cada fase té una durada estimada, unes dependències amb les anteriors i una data de lliurament. El Gantt permet visualitzar tot el cicle i detectar superposicions o terminis impossibles abans que passin.
  
• Comunicació amb el client o la propietat. El Gantt és una visualització que el client entén sense formació prèvia. Mostra el calendari del projecte de manera clara i serveix per validar terminis, documentar acords i gestionar expectatives.
  
• Gestió de projectes amb múltiples encàrrecs en paral·lel. Amb una vista Gantt multiprojecte, el cap de projecte pot veure quins encàrrecs coincideixen en el temps i anticipar colls d’ampolla de recursos.
  
• Control de terminis contractuals. Quan el contracte estableix dates d’entrega parcials amb penalitzacions, el Gantt és l’eina que permet fer el seguiment d’aquests compromisos.

La limitació del Gantt és que no diu res sobre l’estat real de les tasques en curs. Saps que la fase de projecte executiu hauria d’acabar el dia 15, però no saps si avui les tasques que la componen estan assignades, en execució o bloquejades.

Quan fer servir Kanban en un projecte tècnic

El tauler Kanban és l’eina adequada quan necessites visibilitat sobre el flux de treball de l’equip: quines tasques estan en curs, qui les té assignades i on s’acumula la feina sense avançar.

En un despatx tècnic, el Kanban encaixa en aquests contextos:

• Gestió de tasques setmanals de l’equip. Redactar memòries, demanar llicències, coordinar industrials: tasques concretes que no tenen una data d’inici fixada, però que s’han de fer en un termini curt. El Kanban les fa visibles per a tot l’equip.
  
• Detecció de bloquejos en temps real. Una targeta que fa tres dies que està a la columna “En revisió” és senyal d’alarma. Amb un tauler Kanban, el cap de projecte ho veu sense haver de preguntar.
  
• Equips que treballen en diferents projectes alhora. Quan una mateixa persona té tasques de tres encàrrecs diferents, el Kanban permet veure la seva càrrega de feina real i prioritzar.
  
• Fases amb molta activitat paral·lela. Durant la direcció d’obra, per exemple, conviuen visites, actes, resolució de dubtes, coordinació d’industrials i control de certificacions. El Kanban organitza aquest flux millor que qualsevol full de càlcul.

La limitació del Kanban és que no és una eina de planificació temporal. Un tauler Kanban no diu si el projecte acabarà a temps; diu on és cada tasca ara mateix.

La combinació ideal: Gantt per al projecte, Kanban per a l’equip

La resposta a “Gantt o Kanban?” és gairebé sempre “totes dues, per a coses diferents.”

El Gantt viu al nivell del projecte: planifica les fases, estableix els terminis i comunica el calendari. El Kanban viu al nivell de l’equip: organitza les tasques, distribueix la càrrega i detecta els bloquejos del dia a dia.

Exemple

Imagina un projecte de reforma d’oficines en fase de projecte executiu:

• El Gantt diu que el projecte executiu ha de lliurar-se el dia 30 del mes que ve. Les tres fases anteriors estan tancades i aquesta és l’última abans d’iniciar obra.
  
• El Kanban mostra que avui hi ha set tasques assignades a tres persones. Dues estan “En execució”, quatre estan “Assignades” i fa cinc dies que està a “Pendent de revisió” sense que ningú l’hagi mogut. Aquí hi ha un bloqueig que el Gantt no veu, però que pot fer perillar el termini del dia 30.

Les dues eines es complementen. Sense el Gantt, l’equip pot estar molt actiu però perdre de vista el termini sense adonar-se’n. Sense el Kanban, el cap de projecte pot tenir un calendari perfecte sobre el paper però sense visibilitat real de què passa a l’equip.

Gestiona projectes i tasques des d’un mateix lloc amb Coneix

L’ERP de Coneix incorpora una vista Gantt de projectes i un tauler Kanban de tasques integrats en el mateix sistema. Cada targeta del Kanban mostra les hores imputades i les previstes, vinculades directament al projecte i a la fase corresponent.

Amb Coneix, pots passar de la visió temporal del Gantt a la visió de flux del Kanban sense canviar d’eina ni de context.

Vols veure com funcionen el Gantt de projectes i el Kanban de tasques aplicats a projectes com els teus?

T’ho mostrem en una demostració sense compromís: