En un despatx d’arquitectura, l’execució eficient dels projectes és la columna vertebral de l’èxit.

Una bona gestió significa mantenir, en tot moment, un control sobre els costos, els horaris, els recursos i les parts implicades en cada fase del projecte per tal d’evitar embussos, desviacions pressupostàries i retards en l’entrega.

I amb diversos projectes en actiu, el maneig d’aquesta quantitat d’informació pot convertir-se en un autèntic repte. És aquí on entra en joc un programari ERP.

Un ERP és un tipus de programari utilitzat per les empreses per gestionar les seves activitats diàries, com la comptabilitat, la gestió de projectes o la gestió de noves oportunitats de venda. Per tant, resulta molt important que aquest programari s’adapti al teu negoci com una segona pell.

No obstant això, en el cas que ja et trobis en el procés de recerca d’un programari ERP per al teu despatx d’arquitectura, t’hauràs adonat de la ingent quantitat d’oferta en el mercat. En aquest context, com prendre la decisió correcta?

A Coneix, creiem que disposar de la informació adequada és la clau d’una bona presa de decisions.

Per aquest motiu, en aquest article, plantejem 20 factors rellevants que et recomanem tenir en compte a l’hora de triar un ERP per al teu despatx d’arquitectura.

Comencem?

 

 

1. Que la interfície sigui amigable

 

 

Pensa en la interfície com la porta de comunicació entre l’usuari i l’aplicació. De la usabilitat de l’eina, dependrà la facilitat d’adaptació de la teva plantilla a aquest nou mètode d’organització empresarial.

No només això, sinó que també resulta important que l’eina mostri, en cada moment, la informació precisa: ni massa, ni insuficient. I és que la usabilitat té un gran impacte en la nostra productivitat laboral.

 

 

 

 

 

 

2. Que sigui possible personalitzar l’eina

 

 

Si ja has començat a investigar entre les diferents opcions d’ERP del mercat, t’hauràs adonat d’una diferència fonamental: existeixen solucions estandarditzades i opcions personalitzades.

Generalment, les solucions ERP estandarditzades solen ser més econòmiques.

No obstant això, en aquest punt, és important que sopesem si l’opció estandarditzada serà capaç de cobrir totes les nostres necessitats o si ens veurem obligats a sacrificar en quant a eficiència o en quant al seguiment rigorós de certs processos.

En aquest sentit, existeixen solucions que ofereixen mòduls genèrics per als diferents departaments, però que es poden adaptar mitjançant una personalització senzilla.

Per comprovar de quina manera s’articula l’eina, et recomanem que sol·licitis una demo personalitzada i, d’altra banda, que preguntis al proveïdor sobre les opcions de personalització i del procés d’implementació.

 

 

3. Que el proveïdor de l’eina compti amb un procés d’implementació eficient 

 

 

Durant les reunions prèvies, és important que t’informis sobre el procés d’implantació, és a dir, sobre com i quan els proveïdors preveuen dur a terme aquest procés que va des de la compra fins que l’ERP opera a la teva empresa de manera completament funcional.

No es tracta d’un tema menor: la firma analista Gartner afirma que entre el 55% i el 75% de tots els ERP fallen en la seva implementació.

En aquest sentit, també et recomanem que t’asseguris que l’empresa et facilitarà un consultor que s’encarregui de conèixer totes les necessitats de la teva empresa i preparar aquest procés d’implementació.

 

 

Entre el 55% i el 75% de tots els ERP fallen en la seva fase d’implementació.

Gartner

 

 

4. Que l’eina permeti una gestió eficient dels projectes

 

 

Entrant en els requisits propis del teu sector, un punt fonamental és que la solució permeti una gestió eficient dels projectes.

Un ERP per al teu despatx d’arquitectura ha de oferir eines que permetin planificar, executar i supervisar projectes de manera efectiva des de l’inici fins a la finalització.

Per exemple, l’eina podria permetre la creació de taulells Kanban personalitzables, on els equips puguin visualitzar i gestionar tasques de manera intuitiva.

Aquestes eines et facilitaran la identificació d’embussos, l’assignació de recursos i el seguiment del progrés de cada etapa del projecte.

 

 

 

 

 

 

5. Que ofereixi un seguiment efectiu de KPIs de negoci

 

 

Com ja et vam explicar en aquest article, fer el seguiment d’indicadors de negoci clau resulta fonamental. I per fer-ho, no hi ha res millor que comptar amb un sistema que ho permeti de forma àgil i intuitiva.

En el cas dels despatxos d’arquitectura, els panells de KPIs del nostre ERP podrien ajudar-nos a accedir de forma ràpida a indicadors sobre la rendibilitat dels projectes, el compliment dels terminis o l’ús dels recursos. D’aquesta manera, disposaràs d’una instantània del rendiment del teu despatx per identificar tendències i àrees que requereixin la teva atenció.

És més: el teu ERP hauria d’oferir eines de BI que permetin la creació d’informes personalitzats i l’anàlisi de tendències o, almenys, hauria de permetre la integració amb eines de BI de tercers.

 

 

 

 

 

 

6. Que ofereixi l’e-factura i es mantingui al dia dels canvis legislatius

 

 

A partir del 2025, la factura electrònica serà obligatòria per a totes les empreses. Per tant, tingues present la necessitat que l’eFactura estigui integrada amb el sistema de facturació del teu ERP perquè disposis de tot de la manera més unificada possible.

Tant la llei Crea y Crece com la llei Antifraude segueixen en esborrany i pendents de desenvolupament tècnic. Això significa que les empreses tenen l’obligació, tant en el present com en el futur, de mantenir-se al dia dels canvis legals en matèria de facturació per adaptar-se als mateixos.

En la pràctica, ja sabem que mantenir-se al dia de tot resulta (gairebé) impossible. Per això, comptar amb un proveïdor d’ERP et permet guanyar tranquil·litat, ja que seran ells qui incorporin els canvis legals pertinents en el seu programari i/o que t’informin dels nous requisits a tenir en compte.

En aquest sentit, pot ser bona idea triar un proveïdor que operi en el marc nacional, i que pugui garantir la seguretat d’estar al dia dels canvis legals estatals.

 

 

7. Que l’ERP pel teu despatx d’arquitectura compti amb una funció CRM

 

 

Si un ERP és un planificador de recursos empresarials, el CRM és un gestor de les nostres relacions amb clients.

Amb aquesta definició, ja veiem que l’ERP abasta molt més que el CRM. No obstant això, no tots els ERP inclouen un apartat de CRM.

A Coneix, et recomanem que la teva eina sí que inclogui aquesta funció, ja que, com estem veient al llarg d’aquest article, la fortalesa d’un ERP resideix en la seva capacitat per integrar tots els recursos i processos del teu despatx d’arquitectura.

Per tant, com més àrees del teu negoci sigui capaç de cobrir, més guanyaràs en eficiència, no et sembla?

 

 

 

 

 

 

8. Que ofereixi una comptabilitat intuitiva i predictiva amb conciliació bancària

 

 

És fonamental que el sistema de comptabilitat del teu ERP sigui intuïtiu, fàcil d’usar i et permeti realitzar prediccions comptables.

A més, la capacitat de realitzar conciliacions bancàries de forma automatitzada és un valor afegit que pot estalviar temps i reduir errors.

En altres paraules, el teu ERP hauria d’oferir eines que permetin importar extractes bancaris de forma automàtica, comparar-los amb els registres comptables i conciliar les diferències de manera ràpida i precisa.

 

 

9. Que permeti automatitzar l’emissió de documents

 

 

Si ets del sector arquitectònic, segur que alguna vegada t’has adonat de la quantitat ingent de temps que es perd durant l’elaboració de documents com ofertes, memòries, pressupostos, plecs de condicions, certificats, informes de seguiment, documents legals, etc.

Què et semblaria si almenys una part de tota aquesta documentació es pogués automatitzar?

Alguns ERP inclouen eines que permeten definir plantilles predeterminades per als teus documents i definir valors que es completen de forma automàtica a partir de la informació que ja disposes en la teva eina de gestió.

A Coneix, oferim aquesta funcionalitat gràcies a una integració que hem desenvolupat amb l’eina Documentero.

Gràcies a Documentero, pots emetre un document a través del teu ERP i aquest es descarregarà amb alguns camps omplerts a partir de la informació que ja disposes en la teva eina.

Un cop descarregat el document, també podràs editar manualment aquella informació que desitgis. Això sí, havent estalviat molt temps en la introducció duplicada de dades.

 

 

10. Que disposi de les integracions amb les eines que necessitis (o que ofereixi desenvolupament a mida)

 

 

El punt anterior ens porta al següent: és importantíssim que el teu software ERP es pugui integrar amb les eines que necessitis. O que, com a mínim, pugui desenvolupar aquestes integracions a mida.

I és que, tot i que el teu ERP hauria d’incloure totes les funcionalitats possibles, és molt probable que acabis necessitant alguna eina de tercers per a una tasca molt concreta.

Podries, per exemple, utilitzar una eina per a les teves campanyes de correu electrònic, recórrer a una altra eina per emetre factures amb l’administració pública o completar els teus anàlisis de BI mitjançant alguna eina especialitzada.

Assegurar-te que aquestes solucions s’integren correctament amb el teu sistema ERP et permetrà evitar la introducció duplicada de dades i, sens dubte, farà que els teus processos guanyin en eficiència.

 

 

11. Que sigui escalable i flexible perquè pugui evolucionar amb tu

 

 

La capacitat d’un ERP per adaptar-se al creixement i als canvis en les necessitats del despatx d’arquitectura és fonamental per garantir la seva viabilitat a llarg termini.

Amb el temps, és possible que el teu despatx d’arquitectura experimenti canvis en el seu tamany, en l’abast dels seus projectes o en la configuració del seu equip.

També els requisits i processos del teu despatx podrien canviar a causa de canvis en el mercat, avanços tecnològics o noves regulacions. De fet, ho estem veient ara mateix amb la factura electrònica.

Així, doncs, el teu ERP hauria de ser capaç de créixer i gestionar un major volum de dades i usuaris, però també d’incorporar funcionalitats addicionals o ajustar fluxos de treball.

 

 

12. Que protegeixi les teves dades com si fossin una relíquia

 

 

Sabies que una investigació realitzada per Kaspersky va descobrir que els atacs de ransomware van augmentar en un 30% de 2022 a 2023?

Cada vegada més empreses, per no protegir les seves dades adequadament, es veuen exposades a aquest tipus d’atacs.

Les dades són un dels actius més importants per a la majoria de negocis, inclosos els despatxos d’arquitectura. I assegurar-se que aquestes dades estan ben protegides ha de ser un factor prioritari durant l’elecció d’un ERP.

El teu proveïdor ha d’haver implementat mesures de seguretat robustes, com el xifrat de dades en repòs i en trànsit, l’ús de firewalls i sistemes de detecció d’intrusions.

D’altra banda, l’ERP per al teu despatx d’arquitectura ha de comptar amb mesures de protecció contra la pèrdua de dades, com còpies de seguretat periòdiques i procediments de recuperació en cas de fallades de maquinari, errors humans o atacs cibernètics.

 

 

En Coneix, comptem amb més de 20 anys d’experiència amb sistemes de prevenció i recuperació de dades.

 

 

13. Que compleixi amb la normativa en matèria de confidencialitat

 

 

Per descomptat, per evitar problemes legals potencials, el teu ERP ha de complir amb les regulacions i els estàndards de seguretat de dades aplicables a la jurisdicció en la qual opera el teu despatx d’arquitectura.

A Espanya, igual que en la resta de la Unió Europea, estem subjectes al RGPD. En altres països, no obstant això, existeixen altres legislacions, com la Llei de Protecció de Dades Personals.

La millor opció és que triïs un proveïdor d’ERP que estigui al dia de qüestions legals en matèria de protecció de dades i que s’encarregui d’implementar, en qualsevol moment, els canvis pertinents a la teva solució per tal que aquesta segueixi adequant-se a la legislació vigent.

 

 

14. Que compti amb un servei de suport tècnic àgil

 

 

És inevitable: durant el teu dia a dia, tant tu com qualsevol membre del teu despatx d’arquitectura, ens enfrontem amb la necessitat de recórrer al suport tècnic del vostre ERP, ja sigui per problemes tècnics, per la necessitat de realitzar alguna consulta o per sol·licitar algun canvi en les funcionalitats de l’eina.

En aquestes ocasions, comptar amb un suport tècnic proactiu i amb un temps de resposta àgil pot facilitar-te molt les coses.

Per això, en el moment de triar un ERP per al teu despatx d’arquitectura, et aconsellem que preguntis als diferents proveïdors sobre els temps de resposta als quals el suport tècnic es compromet a donar resposta.

 

 

15. Que els costos siguin transparents i es puguin conèixer amb antelació

 

 

Estem segurs que no se t’ha passat per alt que el factor preu és també determinant a l’hora de prendre una decisió.

El nostre consell aquí és que no et limitis a considerar el cost de la llicència i implementació, sinó que també valors el cost d’altres serveis, com serveis de consultoria, de butxaques d’hores o de possibles desenvolupaments a mida.

En aquest sentit, també pot ser bona idea determinar molt bé quins serveis de suport tècnic queden o no inclosos amb la teva llicència i quin tipus d’accions es facturaran de manera extraordinària a través de sistemes de butxaques d’hores o pressupostos a part.

 

 

16. Que faciliti l’intercanvi d’informació de manera interna i externa

 

 

Un dels principals objectius d’un ERP és facilitar, en general, la comunicació i l’intercanvi d’informació, ja sigui entre diferents departaments o entre els diferents membres d’un projecte.

Dónant un pas més enllà, també pot ser bona idea consultar amb els diferents proveïdors si ofereixen algun tipus de sistema que també et permeti compartir informació amb clients i col·laboradors, alguna cosa que podria facilitar-te infinitament la gestió de projectes.

 

 

17. Que es pugui accedir a l’ERP des de diferents dispositius i ubicacions

 

 

Avui en dia, la majoria d’ERP ofereixen la possibilitat de connectar-se des de qualsevol tipus de dispositiu i ubicació.

No obstant això, és important que t’asseguris que l’ERP que triïs per al teu despatx d’arquitectura no tingui limitacions en aquest sentit.

Pot ser que, en el moment de compra, el teu despatx no estigui utilitzant dispositius com tauletes i, per tant, no prioritzis el fet de saber si el teu ERP es comporta de manera responsive en aquests dispositius. O pot ser que, de moment, no estigui previst que ningú del teu despatx treballi fora del país.

Però, i si la situació canvia en el futur i descobreixes a posteriori que la teva eina és un factor limitant? Com que val més prevenir que curar, assegura’t de tenir clar aquest factor abans de prendre la decisió de compra.

 

 

18. Que el teu proveïdor sigui una empresa consolidada

 

 

Fins ara, hem repassat els factors importants relacionats amb l’eina, però hi ha altres factors a considerar que tenen més relació amb el teu proveïdor de programari en si.

Adquirir un programari ERP significa establir una relació professional, sovint amb vistes a llarg termini.

Per aquest motiu, és important assegurar-se que comptes amb una empresa estable i consolidada en el seu sector que pugui oferir-te garanties de qualitat, fiabilitat i suport a llarg termini.

 

 

19. Que el teu proveïdor sigui fabricant i no partner

 

 

En el món del programari/SaaS, existeixen dos tipus d’empreses: les desenvolupadores i les que es limiten a distribuir llicències d’altres empreses fabricants.

Pensa que, en el segon cas, l’empresa proveïdora podria tenir limitacions a l’hora de proporcionar el suport tècnic adequat, ja que, si bé aquest tipus de companyies solen comptar amb un equip tècnic format per a les eines que distribueixen, sovint no tenen el mateix grau de comprensió i informació que tindria un desenvolupador del programari.

Com a afegit, comptar amb un proveïdor que sigui també fabricant de l’eina ERP et permet suggerir nous desenvolupaments, millores i funcionalitats de primera mà que millorin l’organització del teu despatx al mateix temps que milloren la solució del teu proveïdor.

 

 

20. Que el teu proveïdor conegui el teu sector (i tingui casos d’èxit amb despatxos d’arquitectura)

 

 

Finalment, però no menys important, notaràs que en el sector hi ha solucions ERP generals i altres més especialitzades.

En ocasions i com diu el refrany, qui molt abasta, poc apreta. Una empresa que entengui les necessitats i els reptes únics del sector de l’arquitectura serà capaç d’oferir-te solucions més adaptades i efectives.

En aquest punt, la nostra recomanació és que preguntis per referències i casos d’èxit del teu mateix sector. Si et és possible, parla amb despatxos d’arquitectura que ja hagin adoptat l’ERP que estiguis considerant per conèixer la seva opinió al respecte.

 

Esperem que aquest article t’hagi ajudat a tenir en compte factors que et ajudin a prendre una millor decisió en quant a la elecció del teu ERP.

Si et trobes en aquest procés, no dubtis a sol·licitar-nos una demo personalitzada sense cap compromís a través del següent enllaç i descobreix tot el que CONEIX pot fer pel teu despatx d’arquitectura.