El 9 de mayo se celebró una jornada de intercambio de experiencias en la Asociación Catalana de Ingeniería y Arquitectura (ASINCA), centrada en la mejora de la eficiencia de proyectos de arquitectura e ingeniería mediante el método Lean.

En esta jornada, liderada por GCT Arquitectes y Bimetric Lab, tuvimos el placer de descubrir en qué consiste esta metodología y cómo se articula su implementación a través de un proyecto piloto que requirió la coordinación de un amplio equipo de profesionales.

Una jornada, tanto instructiva como amena, de la que compartimos con vosotros los principales puntos a lo largo de este artículo.

1. Contexto

Quim Bosch, de GCT Arquitectes, descubre el método Lean y propone implementarla en el flujo de trabajo del despacho.

En ese momento, la organización interna de GCT ya ofrecía ciertas predisposiciones para un proyecto de esta envergadura, ya que ya habían digitalizado gran parte de su actividad con la herramienta de gestión Coneix.

En 2022, GCT Arquitectes, la consultoría Bimetric Lab y otras empresas colaboradoras aceptan un proyecto con fechas muy acotadas. Debido a la necesidad de cumplir con plazos exigentes y al imperativo de tener que coordinar equipos diversos para un proyecto complejo, surge la ocasión de implementar el método Lean.

2. Objetivo de la implementación del método Lean

El objetivo de implementar esta metodología en un proyecto como el de los 88 viviendas de Barcelona y, posteriormente, en todo el proceso productivo del despacho de GCT Arquitectes, es el de reducir las horas productivas de los proyectos, mejorar la eficiencia y optimizar el trabajo en equipo, factores que aseguran, en última instancia, la satisfacción del cliente.

3. Fases de la implementación

Implementar el método Lean significa enfrentarse al reto de estandarizar el proceso de producción de un proyecto. Es por esta razón que disponer de un proyecto piloto resulta tan necesario.

Durante la Jornada de intercambio de experiencias, Xavier Pallàs, de Bimetric Lab, nos habla de 4 fases de implementación. Veámoslas una a una:

3.1. Definición de una estrategia

Desde una perspectiva interna, es necesario alcanzar una visión de conjunto donde todos los miembros del proyecto sean partícipes.

La definición de la estrategia tiene en cuenta aspectos como las especificidades del cliente, sus expectativas, las entregas y los hitos que se deben alcanzar, la participación de las partes implicadas en cada fase del proyecto, quién toma las decisiones en cada situación, cuáles son los riesgos y cuáles son las oportunidades.

En definitiva, se llevan a cabo una serie de reuniones iniciales que culminan con una visión clara del flujo de trabajo por parte de todo el equipo.

3.2. Sesión de lanzamiento de la primera fase del proyecto

Durante esta etapa, ya se cuenta con la participación de los consultores. Es en esta fase en la que se pasa a definir tareas concretas, sus responsables, en la que se adjudican los recursos, se determinan qué decisiones afectan el desarrollo y quién tiene la responsabilidad.

Se trata de una fase de negociación de la cadena de responsabilidades, donde se evoluciona desde una primera fase de visión general del equipo a una segunda fase donde esta visión se materializa en responsabilidades y tareas individuales.

3.3. Fase de producción

En esta fase, se dispone de una planificación plasmada en un diagrama que, en este caso, se diseñó a través de una pizarra en la oficina y se detalló a través de un panel de tareas Kanban en Coneix, herramienta que permite determinar la carga de trabajo prevista para cada tarea, organizarlas por subgrupos y computar horas, entre otras.

Respecto a este último punto, Miquel Delclòs, gerente de Coneix, aprovechó para mencionar, durante la Jornada, la importancia de disponer de una visión semanal durante la planificación de tareas.

Y es que tener deadlines más acotadas ayuda a mejorar el compromiso del equipo y evita la familiar sensación de vivir en un entorno de cantidad infinita de trabajo pendiente.

3.4. Fase de análisis

Aunque se planteen estas fases de manera consecutiva, el método Lean propone realizar un seguimiento continuo del estado del proyecto para ser capaces de detectar cuellos de botella, incidencias o desviaciones de presupuesto a tiempo.

No obstante, uno de los aspectos más interesantes de implementar el método Lean a través de una herramienta digital como Coneix es poder extraer conclusiones posteriores que permitan optimizar el flujo de trabajo de proyectos futuros.

Durante las fases iniciales, se definieron indicadores, como el porcentaje de cumplimiento de tareas o las horas dedicadas a cada fase, tarea o subgrupo, los cuales permitieron este análisis posterior.

4. Conclusiones extraídas del proyecto

Bimetric Lab y GCT Arquitectes concluyen de esta experiencia que implementar el método Lean mejora el compromiso, la complicidad y la colaboración del equipo gracias a una visión global del proyecto.

Esta visión y compromiso también ha permitido reducir el estrés del equipo y aumentar la capacidad de reacción frente a los imprevistos. Por otro lado, la estandarización del desarrollo de proyectos y la planificación del flujo de trabajo son aplicables a proyectos futuros, al igual que la sistematización del proceso de generar tareas y la imputación de horas. En otras palabras, tener diseñado un flujo de trabajo reduce la necesidad de perder tiempo rehaciendo procesos en el futuro.

Finalmente, la implementación de esta metodología mediante herramientas de gestión integral como Coneix permite ganar capacidad de análisis. Y lo que se puede medir, se puede mejorar, brindándonos la oportunidad de diseñar proyectos cada día más rentables y eficientes.

Desde Coneix, agradecemos a GCT Arquitectes y a Bimetric Lab la generosidad de compartir su experiencia en este proyecto de implementación y a ASINCA por la organización del evento. Gracias a todos y a todas por una jornada agradable y didáctica que sin duda ha aportado valor a todos los asistentes.