El que no es defineix, no es pot mesurar. El que no es mesura, no es pot millorar. El que no es millora, sempre es degrada.
Potser alguna vegada has sentit aquesta frase del físic William Thomson Kelvin, que ens serveix per il·lustrar de manera perfecta la importància dels KPIs en la gestió de la nostra empresa.
I és que, com es dedueix d’aquesta cita, és tan important saber definir els indicadors rellevants, com disposar d’informació fiable i saber interpretar-la per prendre millors decisions en el nostre negoci.
Tot i això, a la pràctica, tot es complica una mica més. Quins KPI hauries de tenir en compte al teu negoci? I, sobretot, com es pot adoptar un sistema de gestió eficient?
El fundador de Coneix i emprenedor amb més de 20 anys d’experiència Miquel Delclòs ens ho explicava durant un webinar que va tenir lloc el 14 de març i que vam organitzar juntament amb Secartys.
Pots veure la sessió gravada o seguir llegint aquest article, on t’hem resumit els punts més importants.
Comencem?
Què són els KPI de gestió empresarial?
Els KPIs (o indicadores claves de rendimiento, por sus siglas en inglés) mesuren l’eficiència de procediments clau d’una empresa.
Ens permeten saber on érem, on som, on anem, on serem, quan arribarem i com arribarem.
Fixa’t en una clau: quan parlem de KPIs, anem més enllà del que es té en compte als tradicionals informes de resultats que solen dir-nos com ens ha anat el mes o l’any passat.
Idealment, els KPI no es limiten a indicar-nos la nostra situació passada, sinó que també ens parlen de la nostra situació present i futura.
Quines eines necessitem per a un correcte mesurament i anàlisi dels KPIs?
Mesura i anàlisi: un procés compost per dues parts.
Pel que fa al mesurament, l’ideal seria comptar amb un software ERP, com el programari Coneix o altres opcions igualment disponibles al mercat. En molts casos, aquest programari ERP substituirà la tradicional recollida de dades en un conjunt de fulls dExcel.
Alguns dels indiscutibles avantatges d’un programari ERP és que permeten accedir a la informació empresarial en temps real, a més d’automatitzar processos i reduir costos a mitjà i llarg termini.
Pel que fa a l’anàlisi de dades, és interessant afegir una capa de Business Intelligence mitjançant eines com ara Tableau, Power BI, Qlik, Domo, etc.
Aquest tipus d’eines ens permeten visualitzar les nostres dades de manera clara mitjançant gràfics i fer prediccions en el temps.
Per descomptat, tant els processos de recollida de dades com de BI ja estan evolucionant a causa de l’impacte de la intel·ligència artificial, cosa que donaria per a un altre article.
Quins tipus de KPI de gestió empresarial hi ha?
Conèixer les nostres eines de gestió està bé, però quines dades hem de gestionar exactament?
La realitat és que hi ha múltiples maneres de categoritzar els KPIs de gestió empresarial. Et deixem amb algunes classificacions útils.
KPIs de rendiment i de seguretat
A més d’explicar-te la diferència entre dos tipus, agafarem l’exemple d’un vehicle, ja que, igual que el nostre negoci, aquest també disposa dels seus indicadors:
KPI de rendiment: són aquells que parteixen de la definició d’objectius i ens permeten controlar-ne l’abast.
En un automòbil trobaríem, per exemple, l’indicador de velocitat.
L’equivalent, al nostre negoci, podrien ser els indicadors de vendes, producció o el nombre de projectes actius.
KPI de seguretat: ajuden a controlar la salut i la viabilitat de l’empresa.
Seguint el símil de l’automòbil, trobaríem, per exemple, l’indicador d’oli.
A la nostra empresa, alguns indicadors de seguretat podrien ser la tresoreria a 3 o 6 mesos o el cashflow, entre d’altres.
T’has fixat en l’evolució dels indicadors d’automòbils? De proporcionar-nos únicament l’indicador de benzina, el de velocitat i el comptador de km a dir-nos a quina hora arribarem a destí o quants km haurem de parar a proveir, entre molts d’altres.
KPIs setmanals, mensuals, trimestrals o anuals
Encara que més endavant veurem alguns consells sobre com seleccionar els KPI més adequats segons les necessitats del nostre negoci, t’avancem que la clau no és recollir tots els indicadors possibles, sinó saber seleccionar els més apropiats.
Per exemple, en el cas d’una empresa que treballi amb molts projectes en paral·lel, segurament ens cal fixar-nos en indicadors de facturació a 12 mesos, ja que els indicadors mensuals donarien una muntanya russa de resultats poc fiables i rellevants.
KPIs globals i de departament
L’òptim és que hi hagi KPI globals que es comparteixin per a tots els departaments i KPI per cada departament.
La primera tipologia permetrà fonamentar una visió global del negoci per part de l’equip i augmentar-ne el compromís amb els objectius, mentre que el segon tipus ens permetrà mesurar l’exercici de cada departament segons les especificitats de la seva activitat.
Per exemple, el departament comercial prestarà atenció al nombre de vendes per famílies, màrqueting recollirà el nombre de leads, un cap de projectes tindrà en compte el nombre de projectes actius i la previsió a futur, mentre que qualitat tindrà en compte el nombre d’incidències .
10 consells clau per tenir èxit amb els nostres KPIs de gestió empresarial
Senzillesa. Els KPI han de ser fàcils d’obtenir i d’interpretar.
Temps real. El que és òptim és que provinguin d’un sistema que es pugui consultar en temps real.
Fiabilitat. Hem d’assegurar-nos que els nostres KPIs recullin dades fiables i de confiança.
Disciplina. Cal ser capaços d’adoptar la disciplina i el lideratge necessaris per a una recollida de dades efectiva.
Credibilitat Evitem matar al missatger. Una vegada establert un sistema de recollida de dades fiable, resulta convenient no invalidar el valor del KPI o al seu missatger.
Quantitat apropiada. Qualitat per sobre de quantitat. Un error inicial molt comú és definir un nombre massa elevat d’indicadors.
Accés. No dubtem a compartir els indicadors clau amb el màxim nombre de persones a l’organització. Millor que alguns membres de l’equip tinguin accés a dades que no necessitin que al contrari.
Període temporal adequat. És important escollir el període temporal adequat segons les especificitats del nostre negoci.
Especificitat. Incloem KPI que siguin específics de la nostra activitat, com ara el nombre d’usuaris en el cas d’un ERP, el nombre de projectes en el cas d’una enginyeria o el nombre d’unitats fabricades en el cas d’una fàbrica de cadires.
Varietat. Cal incloure KPIs globals i departamentals, així com KPIs de rendiment i seguretat.
5 exemples de taulers de control de KPIs de gestió amb Coneix
És tan important recollir aquells indicadors que siguin pertinents per al nostre negoci com saber-los analitzar. I això s’aconsegueix gràcies a taulers d’anàlisi i gràfics clars que s’entenguin a primera vista.
Perquè et facis una idea més precisa, et deixem amb alguns exemples de taulers de control de KPI que hem desenvolupat al llarg de diferents implementacions del nostre software erp Coneix.
Exemple #1: Tauler de seguiment de la productivitat de diferents equips
Exemple #2: Tauler de seguiment del volum de tasques i previsió a futur mitjançant metodologia Lean
Exemple #3: Taula d’ingressos, despeses i beneficis a passat, present i futur
Exemple #4: Gràfic de seguiment d’oportunitats comercials
Exemple #5: Producció passada, present i futura comparada amb la capacitat de producció òptima
Reflexions finals
Com que Miquel Delclòs apuntava durant el seminari “KPIs essencials per a una gestió empresarial eficaç”, estem acostumats a dirigir les empreses mirant pel retrovisor.
En altres paraules: a mirar enrere cap al camí ia recorregut, sense aprofitar les oportunitats de seguiment a temps real ni la possibilitat de realitzar previsions a futur.
Aquest fet té molt a veure amb la necessitat d’implicar tot l’equip en el procés de recollida de dades, cosa que poques vegades resulta fàcil.
Per exemple, en el cas de l’adopció d’un programari erp, normalment, estarem demanant a l’usuari un augment de la càrrega de treball, a causa de la recollida de dades noves i de la necessitat d’adaptar-se a una nova eina. I més feina sol implicar resistències.
En aquest sentit, la disciplina i el lideratge són claus.
Per més que els empleats insisteixin que no tenen temps de registrar les tasques, està demostrat que la productivitat creix un 20% quan s’adopta un sistema d’organització de tasques.
Sense parlar del món de possibilitats que se’ns obre ja que, allò que obtenim quan adoptem un sistema de gestió eficient, és un simulador de negoci.
Imagina poder configurar en el teu sistema un enginyer fictici per mesurar l’impacte del teu treball en tots els aspectes del teu negoci abans de realitzar contractacions.
I això és només un exemple de tot allò que els KPIs i un bon sistema de gestió poden fer per tu. Pel nostre costat, seguirem lluitant perquè les organitzacions aconsegueixin aprofitar totes aquestes eines per millorar-ne la rendibilitat.
Preparat/da per fer el salt? Contacta amb nosaltres per a una demostració personalitzada i descobreix tot allò que Coneix pot fer per al teu negoci.
0 comentaris