Durant el 9 de maig, es va celebrar una jornada d’intercanvi d’experiències a l’Associació Catalana d’Enginyeria i Arquitectura (ASINCA), centrada en la millora de l’eficiència de projectes d’arquitectura i enginyeria mitjançant la metodologia Lean.

En aquesta jornada, liderada per GCT Arquitectes i Bimetric Lab, hem tingut el plaer de descobrir en què consisteix aquesta metodologia i com s’articula la seva implementació a través d’un projecte pilot que va requerir la coordinació d’un ampli equip de professionals.

Una jornada, tant instructiva com amena, de la que compartim amb vosaltres els inputs principals al llarg d’aquest article.

1. Context

En Quim Bosch, de GCT Arquitectes, descobreix la metodologia Lean i proposa implementar-ho al flux de treball del despatx.

En aquell moment, l’organització interna de GCT ja oferia certes predisposicions per a un projecte d’aquesta envergadura, ja que ja havien digitalitzat gran part de la seva activitat amb l’eina de gestió Coneix.

A 2022, GCT Arquitectes, la consultoria Bimetric Lab i altres empreses col·laboradores accepten un projecte amb dates molt acotades. A causa de la necessitat de complir amb terminis exigents i l’imperatiu d’haver de coordinar equips diversos per a un projecte complex, l’ocasió d’implementar el mètode Lean es presenta.

2. Objectiu de la implementació del mètode Lean

L’objectiu d’implementar aquesta metodologia a un projecte com el dels 88 habitatges de Barcelona i, posteriorment, a tot el procés productiu del despatx de GCT arquitectes, és el de reduir les hores productives dels projectes, millorar-ne l’eficiència i optimitzar el treball en equip, factors que asseguren, en última instància, la satisfacció del client.

3. Fases de la implementació

Implementar la metodologia Lean significa trobar-se amb el repte d’estandarditzar el procés de producció d’un projecte. És per a aquest motiu que disposar d’un projecte pilot resulta tan necessari.

Durant la Jornada d’intercanvi d’experiències, en Xavier Pallàs, de Bimetric Lab, ens parla de 4 fases d’implementació. Vegem-les una a una:

3.1. Definició d’una estratègia

Des d’una perspectiva interna, cal assolir una visió de conjunt on tots els membres del projecte són partícips.

La definició de l’estratègia té en compte aspectes com les especificitats del client, les seves expectatives, les entregues i les fites que cal assolir, la participació de les parts implicades en cada fase del projecte, qui pren les decisions de cada situació, quins són els riscos i quines són les oportunitats.

En definitiva, es duen a terme una bateria de reunions inicials que culminen amb una visió clara del flux de treball per part de tot l’equip.

3.2. Sessió de llançament de la primera fase del projecte.

Durant aquesta etapa, ja es compta amb la participació dels consultors. És en aquesta fase en la qual es passa a definir tasques concretes, els seus responsables, en la que s’adjudiquen els recursos, es determinen quines decisions afecten el desenvolupament i qui en té la responsabilitat.

Es tracta d’una fase de negociació de la cadena de responsabilitats, on s’evoluciona des d’una primera fase de visió general d’equip a una segona fase on aquesta visió es materialitza en responsabilitats i tasques individuals.

3.3. Fase de producció

En aquesta fase, es disposa d’una planificació plasmada en un diagrama que, en aquest cas, es va dissenyar a través d’una pissarra a l’oficina i es va detallar a través d’un panell de tasques Kanban a Coneix, eina que permet determinar la càrrega de treball prevista per cada tasca, organitzar-les per subgrups i computar-hi hores, entre altres.

Respecte a aquest últim punt, en Miquel Delclòs, mànager de Coneix, va aprofitar per esmentar, durant la Jornada, la importància de disposar d’una visió setmanal durant la planificació de tasques.

I és que treballar amb deadlines més acotades ajuda a millorar el compromís de l’equip i evita la familiar sensació de viure en un entorn de quantitat infinita de feina pendent.

3.4. Fase d’anàlisi

Tot i que es plantegin aquestes fases d’una manera consecutiva, la metodologia Lean proposa realitzar un seguiment continu de l’estat del projecte per ser capaços de detectar colls d’ampolla, incidències o rebasaments de pressupost a temps.

No obstant això, un dels aspectes més interessants d’implementar la metodologia Lean a través d’una eina digital com Coneix és del de poder extreure’n conclusions posteriors que permetin optimitzar el flux de treball de projectes futurs.

Durant les fases inicials, es van definir indicadors, com el percentatge d’acompliment de tasques o les hores dedicades a cada fase, tasca o subgrup, els quals van permetre aquesta anàlisi posterior.

4. Conclusions extretes del projecte

Bimetric Lab i GCT Arquitectes treuen d’aquesta experiència el fet que implementar la metodologia Lean millora el compromís, la complicitat i la col·laboració de l’equip gràcies a una visió global del projecte.

Aquesta visió i compromís també ha permès reduir l’estrès de l’equip i augmentar la capacitat de reacció enfront dels imprevistos. D’altra banda, l’estandardització del desenvolupament de projectes i la planificació del flux de treball són aplicables a projectes futurs, igual que la sistematització del procés de generar tasques i la imputació d’hores. En altres paraules, tenir dissenyat un flux de treball redueix la necessitat de perdre temps refent processos en el futur.

Finalment, la implementació d’aquesta metodologia mitjançant eines de gestió integral com Coneix permet guanyar capacitat d’anàlisi. I el que es pot mesurar, es pot millorar, brindant-nos l’oportunitat de dissenyar projectes cada dia més rendibles i eficients.

Des de Coneix, agraïm a GCT Arquitectes i a Bimetric Lab la generositat de compartir la seva experiència en aquest projecte d’implementació i a ASINCA per l’organització de l’esdeveniment. Gràcies a tots i a totes per una jornada agradable i didàctica que sens dubte ha aportat valor a tots els assistents.