Los datos de tu despacho ya existen. Las horas se imputan, las facturas se emiten y los gastos se registran cada día. El problema es que viven en sitios diferentes y, cuando necesitas una respuesta para decidir, llega tarde o no llega.

Los cuadros de mando de business intelligence (BI) sirven para convertir estos datos dispersos en una visión clara de cómo está tu negocio.

Qué es el business intelligence

El business intelligence (BI) es la recopilación de los datos que genera una empresa para relacionarlos entre sí y presentarlos en cuadros de mando visuales, de modo que la dirección pueda tomar decisiones con información fiable y actualizada.

Dicho de otra manera: el BI no inventa datos nuevos, lee los que ya tienes (horas, costes, ingresos, previsiones de facturación) y los convierte en respuestas. Para un despacho técnico, es la diferencia entre “creo que este proyecto va bien” y “sé exactamente cómo va”.

No debe confundirse con una hoja de cálculo con gráficos. Un Excel muestra lo que alguien ha copiado en un momento concreto, mientras que el BI está conectado al origen de los datos y se actualiza a medida que el despacho trabaja. Por ejemplo, aquí tienes un BI del ERP de Coneix:

Por qué los datos dispersos frenan las decisiones

En muchos despachos de arquitectura e ingeniería, la información está repartida: las horas en una hoja de cálculo, las facturas en el programa de contabilidad, las previsiones de cobro en un correo o en la cabeza del socio, y tal vez un ERP que solo se utiliza a medias. Cada pieza tiene sentido por separado, pero nadie las ve todas juntas.

Por eso, a menudo el informe mensual llega cuando el mes ya está cerrado y no hay margen para corregir. Circulan varias versiones de la misma cifra según quién la haya preparado, y las decisiones importantes (como aceptar un encargo, ajustar honorarios o incorporar a una persona al equipo) se toman por intuición.

Así es un cuadro de mando útil para un despacho técnico

Un buen cuadro de mando no enseña todos los datos posibles, sino que responde a las preguntas que la dirección se hace cada semana:

• ¿Cuánto estamos ganando este año? Ingresos, gastos, nóminas, beneficio acumulado y margen neto, comparados con el año anterior.
• ¿Dónde van las horas del equipo? Horas y coste por persona, proyecto, proceso y actividad, con el coste medio por hora.
• ¿Qué nos cuesta realmente cada proyecto? Gastos de proveedores, horas, desplazamientos y dietas, imputados al proyecto que los ha generado.
• ¿Cómo evoluciona la facturación? Mes a mes y en acumulado, por cliente, por proyecto y por unidad de negocio.
• ¿Qué facturaremos los próximos meses? Los hitos de facturación previstos de cada proyecto, para detectar a tiempo los meses flojos.
• ¿Qué clientes nos hacen ganar dinero? Ingresos, costes y margen por cliente, y el peso de cada uno en el total.

Además, debe permitir filtrar por período, proyecto, unidad de negocio o tipo de proyecto (edificación, urbanismo…) y bajar desde el gráfico hasta el registro concreto: de la curva de gastos a la factura del proveedor.

Ejemplo de indicador: margen de contribución por cliente

Sobre el papel, un cliente que te encarga mucho trabajo es ideal. Pero si miramos el margen de contribución, quizás no tanto. Para verlo, a los ingresos que te aporta réstale las compras asociadas (colaboradores externos, subcontrataciones) y el coste de las horas que le dedica tu equipo.

Si este cliente te aporta 60.000 € de ingresos, pero has destinado 50.000 € en compras y 11.000 € en horas, el margen es de -1.000 €. Estás trabajando para perder dinero, y sin un BI de margen por cliente específico, este dato queda oculto y no permite ver que el que crees que es tu mejor cliente te está haciendo perder dinero.

Con el margen calculado en tiempo real, cada hora imputada y cada factura registrada actualizan el indicador. Puedes renegociar condiciones, revisar el alcance o reasignar recursos cuando todavía estás a tiempo.

Con un gráfico de Pareto verás enseguida si los clientes que concentran más ingresos son también los más rentables.

El Reporting BI de Coneix: los datos de tu despacho, convertidos en decisiones

Coneix recopila los datos que tu equipo ya genera cada día (proyectos, horas, compras, facturación) y el módulo de Reporting BI los convierte en cuadros de mando automáticos, potenciados con IA para interpretarlos y ayudarte a tomar decisiones estratégicas.

Incluye BI propios pensados para despachos de arquitectura e ingeniería: informe financiero, control de ingresos, control de gastos, estudio de horas, control de horas detallado, facturación emitida, factururación prevista y análisis de cliente. Todos los datos salen de un único lugar, y todo el mundo trabaja con la misma cifra.

Conocer el estado de tu despacho es solo el principio. Pide una demo sin compromiso y te enseñaremos el Reporting BI de Coneix en acción: