Tareas que se acumulan, plazos que se dilatan, comunicación que se dispersa… Sin una buena organización, la gestión de proyectos puede volverse un auténtico reto. 

Ahí es donde entra en juego la metodología Kanban, un sistema visual y flexible que permite organizar tareas de manera clara y eficiente. Si buscas una forma de mejorar la productividad de tu equipo sin imponer metodologías rígidas, Kanban puede ser el candidato ideal. 

En este artículo, exploraremos cómo funciona, qué beneficios aporta y cómo puedes implementarlo en tu empresa.  Además, te mostraremos cómo Coneix facilita su aplicación con tableros Kanban digitales diseñados para optimizar la gestión de proyectos. ¿Empezamos?

¿Qué es la metodología Kanban?

La metodología Kanban es un sistema de gestión visual que te ayuda a organizar tareas, optimizar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia de tu equipo. Su base es simple: visualizar el trabajo en un tablero, limitar la cantidad de tareas en proceso y optimizar cada fase para reducir bloqueos e ineficiencias.

Piensa en Kanban como un tablero donde cada tarea avanza de una columna a otra, desde “Pendiente” hasta “Finalizado”. Así, tú y tu equipo podéis ver de un solo vistazo en qué estáis trabajando, qué está bloqueado y qué está listo para entregar.

Lo mejor de Kanban es que se adapta a cualquier tipo de proyecto, desde la gestión de equipos de ingeniería hasta la planificación de tareas en una oficina de arquitectura. No impone reglas rígidas ni sprints cerrados, como en Scrum, sino que te permite fluir con las necesidades reales del negocio.

Historia de la metodología Kanban

Kanban nació en los años 40 en Japón, de la mano de Toyota. La empresa buscaba mejorar su sistema de producción y encontró la inspiración en los supermercados: los empleados reponían los productos en los estantes solo cuando se agotaban, en lugar de acumular stock innecesario.

Basándose en esta idea, Toyota desarrolló un sistema en el que las piezas y materiales solo se solicitaban cuando eran necesarios en la cadena de producción. Así nació el “just-in-time”, un enfoque que reducía desperdicios y optimizaba recursos.

Décadas más tarde, el concepto de Kanban dio el salto al mundo del desarrollo de software gracias a David J. Anderson, quien lo adaptó como un sistema de gestión de proyectos basado en la mejora continua. Desde entonces, su uso se ha extendido a todo tipo de sectores, incluyendo la arquitectura y la ingeniería.

Beneficios clave en la gestión de proyectos

Adoptar la metodología Kanban en la gestión de proyectos aporta ventajas clave que impactan de manera directa en la eficiencia del equipo y la calidad del trabajo. Estos son algunos de los beneficios más importantes:

• Mayor visibilidad del flujo de trabajo: El uso de tableros Kanban permite visualizar cada tarea en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones y la identificación de cuellos de botella.
• Reducción de tiempos de espera: Al limitar el trabajo en curso (Work in Progress), se evitan acumulaciones de tareas y bloqueos innecesarios, agilizando la entrega de resultados.
• Mayor flexibilidad ante cambios: Como hemos visto en el apartado anterior, a diferencia de otras metodologías más rígidas, Kanban permite reorganizar prioridades de manera ágil sin afectar el funcionamiento del equipo.
• Enfoque en la mejora continua: Basado en principios de optimización constante, Kanban ayuda a identificar áreas de mejora y ajustar procesos para lograr mayor eficiencia.
• Entrega continua de valor: No hay que esperar al final de un sprint o un cronograma fijo para entregar avances. Con Kanban, cada tarea se finaliza y entrega en cuanto está lista.
• Mejor colaboración y alineación del equipo: Al tener un sistema visual y transparente, todos los miembros del equipo comprenden el estado de los proyectos, facilitando la comunicación y la coordinación.

Los 4 pasos para implementar la metodología Kanban

Ahora que conoces los beneficios de implementar la metodología Kanban en tus proyectos, es momento de pasar a la acción. 

Implementarlo en tu equipo no requiere una reestructuración radical, pero sí un cambio de mentalidad y una serie de pasos clave para que realmente funcione.

1. Visualiza el flujo de trabajo

El primer paso es representar de manera gráfica todas las tareas del equipo en un tablero Kanban, dividido en columnas que reflejen los distintos estados del trabajo, como:

• Por hacer
• En proceso
• En revisión
• Completado

Estos son cuatro estados básicos que suelen representarse en un tablero Kanban, pero puedes definir tantos estados como lo necesites para representar tus procesos de trabajo. 

Cada tarea se representa con una tarjeta que se moverá a medida que avanza en el proceso a través de las columnas/estados que hayas establecido.

Herramientas para visualizar un tablero Kanban

Seguro que alguna vez has visto este tipo de pizarras con post-its. Son la manera más básica de representar un tablero Kanban en el mundo offline.  

Esta opción tiene sus limitaciones, sobre todo en equipos que trabajan en remoto, que no coinciden en el mismo espacio físico o que gestionan múltiples proyectos a la vez. De ahí a que muchas empresas opten por herramientas digitales, como softwares de planificación de tareas o de gestión de proyectos.

En el siguiente apartado, te contaremos más en detalle cómo un tablero Kanban se traduce en nuestro software Coneix. Entenderás por qué su flexibilidad y sencillez la convierte en una de las pantallas más usadas por nuestros clientes.

2. Establece reglas claras y transparentes

Para que Kanban funcione, todo el equipo debe conocer cómo se organizan las tareas y qué criterios deben cumplirse para que pasen de una fase a otra. 

Ejemplo: una tarea solo puede moverse a “Completado” cuando ha sido revisada y aprobada por otro miembro del equipo.

3. Limita el trabajo en curso (WIP)

Es importante que sepas que uno de los errores más comunes en la gestión de proyectos es asumir demasiadas tareas a la vez. 

Por eso, Kanban propone establecer un límite de tareas activas en cada fase para evitar sobrecargas y mejorar la eficiencia.

Por ejemplo, si el equipo solo puede gestionar tres tareas simultáneas en “En proceso”, se deberá finalizar alguna antes de iniciar una nueva. 

3. Gestiona el flujo de trabajo

Kanban no solo consiste en organizar tareas, sino de optimizar su avance. Como responsable de proyectos, es importante analizar la velocidad con la que las tarjetas se mueven en el tablero y detectar posibles bloqueos.

Algunas prácticas útiles para mejorar el flujo incluyen:

• Identificar tareas que pasan demasiado tiempo en una columna.
• Revisar reuniones o procesos internos que estén ralentizando el trabajo.
• Ajustar los límites de WIP si el equipo lo requiere.
  

4. Mejora de forma continua

Kanban no es un sistema estático. A medida que el equipo lo utilice, surgirán oportunidades para mejorar. Es recomendable revisar periódicamente el flujo de trabajo, analizar posibles bloqueos y ajustar los procesos según las necesidades del equipo.

Implementar Kanban no solo optimiza la gestión de proyectos, sino que fomenta un equipo más organizado, eficiente y preparado para adaptarse a cualquier cambio.

¿Cómo implementar la metodología Kanban en Coneix?

Implementar la metodología Kanban en Coneix te permite organizar y gestionar proyectos de forma ágil y eficiente. Veamos qué tipos de tableros existen y algunas de sus principales funcionalidades.

Tipos de tableros Kanban en Coneix 

En la plataforma encontrarás principalmente cuatro tipos de tableros Kanban, cada uno con múltiples opciones de configuración para adaptarse a las necesidades específicas de cualquier empresa y flujo de trabajo.

• Tablero Kanban de proyecto. Permite visualizar todas las tareas de un proyecto concreto. 
• Tablero Kanban de planificación general. Un tablero más genérico para visualizar las tareas de todo un equipo o de toda la empresa, algo que definiremos gracias al buscador y los filtros que ofrece la pantalla.
• Tablero Kanban individual. Ideal para que los trabajadores empiecen la semana consultando sus tareas pendientes por nivel de prioridad. 
• Tablero Kanban de personas. Las columnas no corresponden a estados, sino a personas y las tareas se mueven de una columna a otra según cambie el responsable. Se puede configurar para mostrar las tareas de un estado o departamento concreto. 

Características y funcionalidades 

Uso de los colores

Una característica clave de los tableros Kanban es que sean lo más visuales posibles, lo que se consigue, sobre todo, gracias al uso de los colores.

El buscador de la pantalla ofrece varias maneras de emplear el uso de colores en el tablero Kanban. Por ejemplo:

• Puedes decidir asociar un color para cada persona responsable de la tarea.
• Si estás en el área de planificación, los colores pueden atribuirse a los proyectos asociados para cada tarea.
• También puede ser útil asociar colores a subgrupos concretos, especialmente en empresas que trabajan por proyectos con una estructura similar.

Columnas y fichas 

Las columnas corresponden generalmente a estados y las fichas, a tareas. En Coneix, las columnas permiten ver, de un vistazo, la información siguiente:

• El número de tareas asignadas a un estado concreto.
• Las horas realizadas, planificadas y pendientes dentro de un estado.

Por otro lado, las fichas nos muestran, sin tener que hacer clic en ellas, la información siguiente:

• El proyecto al que pertenece 
• El subgrupo dentro del proyecto 
• La fecha límite para realizar la tarea
• La fecha en la que se abrió la tarea
• Si la tarea tiene adjuntos o comentarios.
• Las horas realizadas y planificadas de la tarea.
• Si la hay, la empresa relacionada (cliente, socio o proveedor)

Buscador (consultas y filtros)

Como en todas las pantallas de Coneix, los tableros Kanban disponen de un buscador súper completo para poder filtrar y buscar tareas según infinidad de criterios. Veamos algunos ejemplos:

• Filtros de fechas. Desde fechas concretas hasta períodos seleccionables de manera más fácil, como trimestres, meses concretos o número de semana.
• FIltro “por plazo”. Permite identificar de manera rápida las tareas expiradas, a las que se ha dedicado más horas de las planificadas, que expiran hoy o durante la semana, etc.
• Consultas predeterminadas. Permite guardar los filtros seleccionados en una consulta para acceder a ella de forma más rápida o incluso para que se te cargue por defecto al abrir el tablero Kanban. 

Estas son algunas pinceladas en cuanto a las características y funcionalidades de las distintas pantallas de tableros Kanban que puedes utilizar en Coneix. Pero hay mucho más por descubrir.

Lo que está claro es que disponer de una herramienta como Coneix facilita muchísimo la implementación de la metodología Kanban y que esta es, a su vez, una poderosa manera de mejorar y optimizar la gestión de tus proyectos.

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