Lo que no se define, no se puede medir. Lo que no se mide, no se puede mejorar. Lo que no se mejora, se degrada siempre.
Puede que alguna vez hayas escuchado esta frase del físico William Thomson Kelvin, que nos sirve para ilustrar de forma perfecta la importancia de los KPIs de gestión empresarial.
Y es que, como se deduce de esta cita, tan importante resulta saber definir los indicadores relevantes, como disponer de información fiable y saber interpretarla para tomar mejores decisiones en nuestro negocio.
Sin embargo, en la práctica, todo se complica un poco más. ¿Qué KPIs deberías tener en cuenta en tu negocio? Y, sobre todo, ¿cómo adoptar un sistema de gestión eficiente?
El fundador de Coneix y emprendedor con más de 20 años de experiencia Miquel Delclòs nos lo contaba durante un webinar que tuvo lugar el 14 de marzo y que organizamos junto con Secartys.
Puedes ver la sesión grabada o seguir leyendo este artículo, en el que te hemos resumido los puntos más importantes.
¿Comenzamos?
¿Qué son los KPIs de gestión empresarial?
Los KPIs (o indicadores claves de rendimiento, por sus siglas en inglés) miden la eficiencia de procedimientos clave de una empresa.
Nos permiten saber dónde estábamos, donde estamos, adónde vamos, dónde estaremos, cuando llegaremos y cómo llegaremos.
Fíjate en una clave: cuando hablamos de KPIs, vamos más allá de lo que se tiene en cuenta en los tradicionales informes de resultados que suelen decirnos cómo nos ha ido el mes o el año pasado.
Idealmente, los KPIs no se limitan a indicarnos nuestra situación pasada, sino que también nos hablan de nuestra situación presente y futura.
¿Qué herramientas necesitamos para una correcta medición y análisis de los KPIs?
Medición y análisis: un proceso compuesto por dos partes.
Por lo que hace a la medición, lo ideal sería contar con un software ERP, como nuestro software Coneix u otras opciones igualmente disponibles en el mercado. En muchos casos, este software ERP sustituirá a la tradicional recogida de datos en un conjunto de hojas de Excel.
Algunas de las indiscutibles ventajas de un software ERP es que permiten acceder a la información empresarial en tiempo real, además de automatizar procesos y reducir costes a medio y largo plazo.
En cuanto al análisis de datos, resulta interesante añadir una capa de Business Intelligence mediante herramientas como Tableau, Power BI, Qlik, Domo, etc.
Este tipo de herramientas nos permiten visualizar nuestros datos de forma clara mediante gráficos y hacer predicciones en el tiempo.
Por supuesto, tanto los procesos de recogida de datos como de BI ya están evolucionando debido al impacto de la inteligencia artificial, lo que daría para otro artículo.
¿Qué tipos de KPIs de gestión empresarial existen?
Conocer nuestras herramientas de gestión está bien, pero ¿qué datos debemos gestionar exactamente?
La realidad es que existen múltiples maneras de categorizar los KPIs de gestión empresarial. Te dejamos con algunas clasificaciones útiles.
KPIs de rendimiento y de seguridad
Además de contarte la diferencia entre sendos tipos, tomaremos el ejemplo de un vehículo, ya que, al igual que nuestro negocio, este también dispone de sus propios indicadores:
- KPIs de rendimiento: son aquellos que parten de la definición de objetivos y nos permiten controlar su alcance.
En un automóvil, encontraríamos, por ejemplo, el indicador de velocidad.
El equivalente, en nuestro negocio, podrían ser los indicadores de ventas, producción o el número de proyectos activos.
- KPIs de seguridad: ayudan a controlar la salud y viablidad de la empresa.
Siguiendo con el símil del automóvil, encontraríamos, por ejemplo, el indicador de aceite.
En nuestra empresa, algunos indicadores de seguridad podrían ser la tesorería a 3 o 6 meses o el cashflow, entre otros.
¿Te has fijado en la evolución de los indicadores de automóviles? De proporcionarnos únicamente el indicador de gasolina, el de velocidad y el contador de km a decirnos a qué hora llegaremos a destino o en cuantos km deberemos parar a repostar, entre muchos otros.
KPIs semanales, mensuales, trimestrales o anuales
Aunque más adelante veremos algunos consejos sobre cómo seleccionar los KPIs de gestión empresarial más adecuados según las necesidades de nuestro negocio, te avanzamos que la clave no está en recoger todos los indicadores posibles, sino en saber seleccionar los más apropiados.
Por ejemplo, en el caso de una empresa que trabaje con muchos proyectos en paralelo, seguramente sea necesario fijarnos en indicadores de facturación a 12 meses, ya que los indicadores mensuales darían una montaña rusa de resultados poco fiables y relevantes.
KPIs globales y de departamento
Lo óptimo es que existan KPIs globales que se compartan para todos los departamentos y KPIs por cada departamento.
La primera tipología permitirá cimentar una visión global del negocio por parte del equipo y aumentar su compromiso con sus objetivos, mientras que el segundo tipo nos permitirá medir el desempeño de cada departamento según las especificidades de su actividad.
Por ejemplo, el departamento comercial prestará atención al número de ventas por familias, marketing recogerá el número de leads, un jefe de proyectos tendrá en cuenta el número de proyectos activos y su previsión a futuro, mientras que calidad tendrá en cuenta el número de incidencias.
10 consejos clave para tener éxito con nuestros KPIs de gestión empresarial
- Sencillez. Los KPIs tienen que ser fáciles de obtener e interpretar.
- Tiempo real. Lo óptimo es que provengan de un sistema que pueda consultarse en tiempo real.
- Fiabilidad. Debemos asegurarnos que nuestros KPIs recogen datos fiables y de confianza.
- Disciplina. Hay que ser capaces de adoptar la disciplina y el liderazgo necesarios para una recogida de datos efectiva.
- Credibilidad. Evitemos matar al mensajero. Una vez establecido un sistema de recogida de datos fiable, resulta conveniente no invalidar el valor del KPI o a su mensajero.
- Cantidad apropiada. Calidad por encima de cantidad. Un error inicial muy común es el de definir un número demasiado elevado de indicadores.
- Acceso. No dudemos en compartir los indicadores clave con el máximo número de personas en la organización. Mejor que algunos miembros del equipo tengan acceso a datos que no necesiten que a la inversa.
- Periodo temporal adecuado. Es importante escoger el periodo temporal adecuado según las especificidades de nuestro negocio.
- Especificidad. Incluyamos KPIs que sean específicos de nuestra actividad, como el número de usuarios en el caso de un ERP, el número de proyectos en el caso de una ingeniería o el número de unidades fabricadas en el caso de una fábrica de sillas.
- Variedad. Incluyamos KPIs globales y departamentales, así como KPIs de rendimiento y seguridad.
5 ejemplos de KPIs de gestión empresarial con Coneix
Es tan importante recoger aquellos indicadores que sean pertinentes para nuestro negocio como saberlos analizar. Y esto se consigue gracias a tablones de análisis y gráficos claros que se entiendan a simple vista.
Para que te hagas una idea más precisa, te dejamos con algunos ejemplos de tableros de control de KPIs que hemos desarrollado a lo largo de diferentes implementaciones de nuestro software erp Coneix.
KPIs de seguimiento de la productividad de equipos
Este informe de BI permite evaluar el desempeño y la productividad de diferentes equipos de la empresa. Existe también a nivel de desempeño individual, lo que resulta útil para el departamento de recursos humanos o gestión de personas.
Este panel de indicadores va ligado a procesos de evaluación anuales cuyos criterios puede definir cada empresa en su ERP Coneix. Una vez determinado los criterios para cada grupo de equipos, este panel nos mostrará la ponderación total basado en estos criterios.
KPIs de tareas según metodología Lean
Un informe completamente distinto y basado en la metodología Lean, de la cual te hablamos en este artículo. Siguiendo esta metodología de gestión de proyectos, este indicador nos muestra el % o volumen de tareas realizadas a tiempo.
También permite visualizar la carga de tareas previstas a futuro y de qué manera la planificación se verá afectada por posibles demoras en el cumplimiento de las tareas.
Ideal para detectar a tiempo qué tipo de tareas están actuando como cuello de botella, analizar las causas y corregir desviaciones en los timings antes de que las consecuencias sean graves.
KPIs de ingresos, gastos y beneficios
Este panel de indicadores nos muestra la situación de la empresa teniendo en cuenta los ingresos, gastos y beneficios a pasado, presente y futuro.
En cuanto al apartado de ingresos, la franja verde indica la facturación ya realizada, mientras que en gris, aparece la facturación prevista.
Lo mismo ocurre con los otros indicadores (beneficio, gasto y beneficio acumulado). El panel nos ofrece cuál es la situación presente, pero también la previsión de los próximos meses.
KPIs de oportunidades comerciales
Este panel nos muestra el típico pipe comercial, con las oportunidades pendientes detectadas, presentadas, pendientes de respuesta, finalistas, perdidas, etc.
Existen unos estados de base, pero, en el ERP Coneix, cada departamento comercial puede determinar qué estados le interesa visualizar con tal de adaptar este gráfico lo mejor posible a su proceso de ventas.
Gracias a este gráfico, es posible visualizar, de un vistazo, el % de conversión de un estado a otro del pipe comercial y hacernos una idea más concisa de qué parte del embudo comercial es necesario optimizar.
KPIs de producción respecto capacidad productiva
Este gráfico, que usamos mucho en nuestra propia empresa, indica nuestra producción comparada con nuestra capacidad de producción.
Cualquier empresa tiene una capacidad de producción óptima y, gracias a este gráfico, es posible conocer la similitud o discordancia entre esta capacidad productiva y lo producido a pasado.
También nos es posible visualizar cuál es la producción que tenemos planificada según la carga de trabajo venidera y contestar a una pregunta muy frecuente: “si acepto este nuevo proyecto, ¿mi equipo será capaz de asumir la carga de trabajo o, más bien, esto retrasará el conjunto de mis proyectos?”
Reflexiones finales
Como Miquel Delclòs apuntaba durante el seminario “KPIs esenciales para una gestión empresarial eficaz”, estamos acostumbrados a dirigir las empresas mirando por el retrovisor.
En otras palabras: a echar la vista atrás hacia el camino ya recorrido, sin aprovechar las oportunidades de seguimiento a tiempo real ni la posibilidad de realizar previsiones a futuro.
Este hecho tiene mucho que ver con la necesidad de implicar a todo el equipo en el proceso de recogida de datos, lo que raras veces resulta fácil.
Por ejemplo, en el caso de la adopción de un software erp, normalmente, le estaremos pidiendo al usuario un aumento de su carga de trabajo, debido a la recogida de datos nuevos y a la necesidad de adaptarse a una nueva herramienta. Y más trabajo suele implicar resistencias.
En este sentido, la disciplina y el liderazgo son claves.
Por mucho que los empleados insistan en que no tienen tiempo de registrar las tareas, está demostrado que la productividad crece un 20% cuando se adopta un sistema de organización de tareas.
Sin hablar del mundo de posibilidades que se nos abre ya que, lo que obtenemos cuando adoptamos un sistema de gestión eficiente, es un simulador de negocio.
Imagina poder configurar en tu sistema a un ingeniero ficticio para medir el impacto de su trabajo en todos los aspectos de tu negocio antes de realizar contrataciones.
Y esto es solo un ejemplo de todo lo que los KPIs y un buen sistema de gestión pueden hacer por ti. Por nuestro lado, seguiremos luchando para que las organizaciones consigan aprovechar todas estas herramientas para mejorar su rentabilidad.
¿Listo/a para dar el salto? Contacta con nosotros para una demostración personalizada y descubre todo lo que Coneix puede hacer para tu negocio.
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