La factura electrónica obligatoria ha suscitado muchas preguntas entre profesionales y empresas durante los últimos meses, pero hoy, esto es especialmente cierto, ya que nos encontramos a las puertas de su implementación.

Tal como lo lees: la factura electrónica está programada para iniciarse en julio de 2024, aunque la mayoría de empresas y profesionales no estarán sujetos a esta obligación hasta 2025.

Pero no nos adelantemos. A lo largo de este artículo, te contaremos qué es la factura electrónica obligatoria, en qué leyes se fundamenta, cuáles son sus aspectos y cómo implementarla según la ley, entre otros. ¿Empezamos?

¿Qué es la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria es una iniciativa del Ministerio de Hacienda de España para establecer el uso obligatorio de la factura en su formato electrónico para todas las operaciones comerciales entre empresas (B2B).

Esto, por un lado, implica la necesidad, por parte de las empresas, de digitalizar su sistema de facturación. Por otra parte, esta facturación electrónica está sujeta a una serie de especificidades, que iremos detallando a lo largo de este artículo.

Objetivos de la factura electrónica obligatoria en España

Algo que nos podemos preguntar es por los motivos de esta iniciativa ya que, al fin y al cabo, está suponiendo un proceso de adaptación para todas las empresas y profesionales. Veámoslos:

• Luchar contra la morosidad favoreciendo el seguimiento de las facturas.
• Aumentar el control para evitar el fraude fiscal por parte de la Agencia Tributaria.
• Impulsar la transformación digital en las empresas, especialmente entre las pymes.
• Optimizar y automatizar los procesos de gestión financiera empresarial.
• Mejorar la puntualidad y la eficiencia de los procesos de pago.
• Incrementar la eficacia en la recaudación del IVA.
• Facilitar las autoliquidaciones de impuestos, ya que la Agencia Tributaria dispondrá previamente de los datos de las facturas electrónicas.

Como ves, se trata de una iniciativa que persigue múltiples objetivos y que, en general, se alinea con la visión, tanto estatal como europea, de digitalizar la gestión de las empresas como estrategia para optimizar y rentabilizar su actividad.

De hecho, esto enlaza con el siguiente punto que queríamos contarte: ¿de dónde sale esta iniciativa y cuáles son sus marcos legales?

Marcos legales de la factura electrónica obligatoria

Como te avanzábamos en el punto anterior, la factura electrónica se alinea con un plan más amplio de la Unión Europea, conocido como VAT in the Digital Age (ViDA).

Esta iniciativa se traduce, a nivel estatal, con la ley “Crea y Crece” y con la ley Antifraude.

Sobre la ley “Crea y Crece”

La ley “Crea y Crece” fue promulgada en septiembre de 2022, aunque ha ido modificándose y desarrollándose a lo largo del tiempo. Un ejemplo es el borrador del proyecto de Real Decreto por el que se desarrolla la ley 18/2022 de 28 de septiembre.

En esta ley, se establece quién está sujeto a esta obligatoriedad, los plazos para su implementación, los formatos y estándares que contempla el Estado para la facturación electrónica y cuáles son sus mecanismos de control y sanciones.

Sobre la ley Antifraude

La ley Antifraude complementa la ley anterior, sobre todo mediante la aportación de cuáles son las especificidades que deben cumplir los sistemas y programas informáticos que gestionen procesos de facturación.

Como en el caso anterior, esta ley está sujeta a cambios y sigue en estado de desarrollo, por lo que el Ministerio de Hacienda podría establecer nuevos requisitos a medida que la factura electrónica obligatoria se vaya implementando.

¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas en España?

Ya hemos visto que la factura electrónica es (o será) obligatoria para la emisión de facturas a cualquier empresa o profesional. En otras palabras: recae sobre todos los empresarios que realicen transacciones comerciales entre empresas (B2B).

Por ende, las transacciones dirigidas a consumidores finales (B2C) no están, por el momento, sujetas a esta obligatoriedad. Pero existen otra serie de excepciones que quizá te sorprendan más.

Y es que los empresarios y profesionales que cumplan alguno de estos requisitos tampoco están obligados a emitir facturas electrónicas:

• En el caso de transacciones realizadas con entidades fuera de España.
• Cuando se emitan facturas simplificadas debido a las condiciones detalladas en el artículo 4 del Real Decreto 1919/2012. Algunas de estas condiciones incluyen que el importe de la factura no exceda los 400 €, cuando se trate de una factura rectificativa o cuando se trate de ventas al por menor con un importe que no exceda los 3000 €.

Como ves, se contempla cierta flexibilidad de la ley en aras de garantizar la practicidad y la eficiencia de los procesos de facturación de profesionales y empresas.

¿Cuándo entra en vigor la factura electrónica obligatoria?

Por supuesto, una de las preguntas más importantes que debemos hacernos como empresa o profesional es en qué momento estamos sujetos a cumplir con la normativa.

El plan para su implementación es el siguiente:

• Desde julio de 2024, todas las empresas con un volumen de negocio anual que exceda los 8 millones de euros estarán obligadas a adoptar un sistema de facturación electrónica.
• A partir de 2025, la factura electrónica obligatoria se extenderá al resto de empresas y profesionales.

¿Cómo implementar un sistema de facturación electrónica?

A sabiendas de que, si eres un profesional o tienes una empresa, tienes la obligación de adaptarte a esta iniciativa entre 2024 y 2025, la siguiente pregunta que puede surgirnos es: ¿cómo adoptar un sistema de facturación electrónica que sea compatible con la ley?

Facturar a otras empresas (factura electrónica b2b)

Para ello, necesitarás un software o programa informático para facturación electrónica. Para eso, no nos vale cualquier programa. Debemos asegurarnos de que este cumpla con todos los requisitos técnicos compatibles que especifica la ley.

También debes saber que la Agencia Tributaria está preparando una solución pública para que los autónomos y empresarios puedan emitir facturas electrónicas.

Este nuevo software también funcionará como repositorio de facturas electrónicas al que podrá acceder libremente Hacienda.

Facturar a la administración

En este caso concreto, existe poca novedad, ya que las empresas o profesionales que emitían facturas a la administración ya estaban usando el sistema FACE, que seguirá siendo válido como hasta ahora.

Requisitos para cumplir con la factura electrónica obligatoria

Ya hemos visto que, tanto la Ley “Crea y Crece” como la Ley Antifraude establecen una serie de requisitos que es necesario tener en cuenta para cumplir con la normativa en materia de factura electrónica.

Nuestro objetivo, en este apartado, no es enumerar todos estos requisitos, ya que son muy numerosos y muchos de ellos siguen pendientes de desarrollo. Sin embargo, sí que vamos a destacar algunas de las reglas del juego más relevantes:

• Emisión y recepción de facturas electrónicas por los canales autorizados. Profesionales y empresas deben generar, enviar y recibir facturas electrónicas empleando las plataformas privadas que estén autorizadas o bien usando la solución pública de la AEAT.
• Registro de facturas. Como mencionábamos, la AEAT aspira a que su programa público actúe también como repositorio de facturas. Por ende, las empresas que opten por un software privado estarán obligadas a enviar copias en el formato Facturae a la AEAT.
• Información y estado de las facturas. Emisores y receptores son responsables de proporcionar datos digitales actualizados sobre el estado de las facturas.
• Interconexión e interoperabilidad. Los proveedores privados de software de factura electrónica deben asegurar una interconexión fluida y la interoperabilidad entre las diferents soluciones tecnológicas y plataformas para facilitar la comunicación entre empresas que empleen distintos sistemas.
• Conservación de las facturas. Los destinatarios de una factura electrónica estarán obligados a mantener acceso a esta durante un período de cuatro años.
• Visualización, descarga e impresión. Los proveedores privados de factura electrónica deben ofrecer a los usuarios la posibilidad de visualizar, descargar e imprimir las facturas electrónicas.

El formato que debe tener la factura electrónica en España

En el punto anterior, hemos estado viendo algunos de los principales requisitos que debe tener nuestro sistema de facturación. Pero el formato de dichas facturas se merece un punto aparte.

Sin embargo, te avanzamos que contar con un software de factura electrónica es la mejor manera de que, con tu solución, ya vengan implícitos todos los requisitos y formatos necesarios para el cumplimiento de la ley.

Como verás a continuación, el formato que contempla la ley para la emisión de facturas resulta bastante técnico y específico.

En general, cabe destacar dos requisitos fundamentales:

• Solo se aceptan determinados formatos, tanto para la emisión de facturas a la administración como a empresas privadas. Estas deben ser:
  • XML CII, un formato universal aplicable a todo tipo de facturas.UBL, utilizado para facturas y notas de crédito.
• • EDIFACT, otro formato estandarizado.
  • FacturaE, un formato específico de España.

• Además, el origen y la autenticidad de las facturas electrónicas deben estar garantizados por la tecnología mediante los siguientes métodos:
  • Firma Electrónica Avanzada.
  • Tecnología EDI (Intercambio Electrónico de Datos).

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir con la factura electrónica obligatoria?

Como línea general, cualquier empresario o profesional sabe que no cumplir con las obligaciones que marca la administración suele no ser la mejor de las ideas.

En este caso, las consecuencias de no cumplir con la legislación de facturación electrónica en España son variadas. Incluyen desde la recepción de notificaciones por retrasos hasta penalizaciones por llevar una contabilidad inadecuada.

Entremos un poco más en detalle:

• Por cada factura notificada fuera del plazo establecido, se aplicará una sanción de hasta el 0,5% del importe total de la transacción. Las multas tienen un mínimo de 300 euros y pueden alcanzar hasta 6.000 euros por trimestre. Esto significa que el incumplimiento en la notificación de múltiples facturas electrónicas puede resultar en sanciones significativamente altas.

• La falta de mantenimiento de registros contables adecuados puede acarrear multas que varían desde 150 euros hasta 6.000 euros. Es crucial para las empresas en España adherirse a los principios contables establecidos por las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).

Bastante disuasorio, ¿verdad?

5 Consejos para una adopción de la factura electrónica sin complicaciones ni sobresaltos

Llegados hasta aquí y después de ver casi todos los aspectos relacionados con la factura electrónica obligatoria, no queríamos irnos sin ofrecerte una serie de consejos prácticos para que te sea posible adoptar la factura electrónica de la manera más sencilla posible:

1. Ten en cuenta que todavía tienes disponibles las ayudas de Kit Digital, que pueden ayudarte a adoptar una solución de factura electrónica a coste subvencionado. Te aconsejamos no demorarte, ya que algunos tramos de la ayuda finalizan este año.
2. En línea con el punto anterior, te aconsejamos no esperar hasta el último momento para adoptar un sistema de facturación electrónica, ya que toda adaptación tiene su proceso. Resulta mejor evitar que se te eche el tiempo encima y te veas expuesto/a a posibles sanciones administrativas.
3. Te aconsejamos que adoptes un software de factura electrónica y que te asegures que los proveedores están comprometidos con la actualización continua. Como te hemos mencionado, tanto la ley “Crea y Crece” como la ley Antifraude están sujetas a modificaciones y es importante que los proveedores de tu solución se responsabilicen con la adaptación a la ley para que tú puedas despreocuparte de este tema.
4. Intenta que tu software de factura electrónica se integre con el repositorio de la AEAT para que tu sistema de facturación esté totalmente centralizado y favorezca la comunicación con la administración.
5. Esta puede ser una buena ocasión para digitalizar otros procesos de tu empresa. Todo apunta a que tanto la UE como España confían en la digitalización como modo de ganar en competitividad y que los cambios legislativos que puedan haber en el futuro siempre irán en esta dirección. Además, múltiples estudios (1,2) demuestran la eficacia de soluciones de gestión integral a la hora de mejorar la rentabilidad de los negocios.

En definitiva, todavía estás a tiempo para aprovechar las ayudas de Kit Digital para implementar una solución de factura electrónica o, mejor todavía, un sistema de gestión integral que te permita digitalizar otros aspectos de tu actividad, al mismo tiempo que adoptas la facturación electrónica.

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