La factura electrònica obligatòria ha suscitat moltes preguntes entre professionals i empreses durant els darrers mesos, però avui, això és especialment cert, ja que ens trobem a les portes de la seva implementació.

Tal com llegeixes: la factura electrònica està programada per iniciar-se el juliol del 2024, encara que la majoria d’empreses i professionals no estaran subjectes a aquesta obligació fins al 2025.

Però no ens avancem. Al llarg d’aquest article, us explicarem què és la factura electrònica obligatòria, en quines lleis es fonamenta, quins són els seus aspectes i com implementar-la segons la llei, entre d’altres. Comencem?

Què és la factura electrònica obligatòria?

La factura electrònica obligatòria és una iniciativa del Ministeri d’Hisenda d’Espanya per establir l’ús obligatori de la factura en el seu format electrònic per a totes les operacions comercials entre empreses (B2B).

Això, per una banda, implica la necessitat, per part de les empreses, de digitalitzar el sistema de facturació. D’altra banda, aquesta facturació electrònica està subjecta a una sèrie d’especificitats que anirem detallant al llarg d’aquest article.

Objectius de la factura electrònica obligatòria a Espanya

Quelcom que podem preguntar-nos és pels motius d’aquesta iniciativa, ja que, al capdavall, està suposant un procés d’adaptació per a totes les empreses i els professionals. Vegem-los:

• Lluitar contra la morositat afavorint el seguiment de les factures.
• Augmentar el control per evitar el frau fiscal per part de l’Agència Tributària.
• Impulsar la transformació digital a les empreses, especialment entre les pimes.
• Optimitzar i automatitzar els processos de gestió financera empresarial.
• Millorar la puntualitat i l’eficiència dels processos de pagament.
• Incrementar l’eficàcia en la recaptació de l’IVA.
• Facilitar les autoliquidacions d’impostos, ja que l’Agència Tributària disposarà prèviament de les dades de les factures electròniques.

Com veus, és una iniciativa que persegueix múltiples objectius i que, en general, s’alinea amb la visió, tant estatal com europea, de digitalitzar la gestió de les empreses com a estratègia per a optimitzar i rendibilitzar la seva activitat.

De fet, això enllaça amb el punt següent que volíem explicar-te: d’on surt aquesta iniciativa i quins són els seus marcs legals?

Marcs legals de la factura electrònica obligatòria

Com t’avançàvem al punt anterior, la factura electrònica s’alinea amb un pla més ampli de la Unió Europea, conegut com a VAT in the Digital Age (ViDA).

Aquesta iniciativa es tradueix, en l’àmbit estatal, amb la llei “Crea y Crece a>” i amb la llei Antifraude.

Sobre la llei “Crea y Crece”

La llei “Crea y Crece” es va promulgar el setembre de 2022, tot i que s’ha anat modificant i desenvolupant al llarg del temps. Un exemple és el esborrany del projecte de Reial Decret pel qual es desenvolupa la llei 18/2022 de 28 de setembre.

En aquesta llei, s’estableix qui està subjecte a aquesta obligatorietat, els terminis d’implementació, els formats i estàndards que preveu l’Estat per a la facturació electrònica i quins són els seus mecanismes de control i sancions.

Sobre la llei Antifraude

La llei Antifraude complementa la llei anterior, sobretot mitjançant l’aportació de quines són les especificitats que han de complir els sistemes i els programes informàtics que gestionin processos de facturació.

Com en el cas anterior, aquesta llei està subjecta a canvis i segueix en estat de desenvolupament, per la qual cosa el Ministeri d’Hisenda podria establir nous requisits a mesura que la factura electrònica obligatòria es vagi implementant.

Qui està obligat a emetre factures electròniques a Espanya?

Ja hem vist que la factura electrònica és (o serà) obligatòria per a l’emissió de factures a qualsevol empresa o professional. En altres paraules: recau sobre tots els empresaris que facin transaccions comercials entre empreses (B2B).

Per tant, les transaccions adreçades a consumidors finals (B2C) no estan, de moment, subjectes a aquesta obligatorietat. Però hi ha una altra sèrie d’excepcions sorprenents.

I és que els empresaris i professionals que compleixin algun d’aquests requisits tampoc no estan obligats a emetre factures electròniques:

• En el cas de transaccions fetes amb entitats fora d’Espanya.
• Quan s’emetin factures simplificades a causa de les condicions detallades a l’article 4 del Reial Decret 1919/2012. Algunes d’aquestes condicions inclouen que l’import de la factura no excedeixi els 400 €, quan es tracti d’una factura rectificativa o quan es tracti de vendes al detall amb un import que no excedeixi els 3000 €.

Com veus, es preveu una certa flexibilitat de la llei per garantir la practicitat i l’eficiència dels processos de facturació de professionals i empreses.

Quan entra en vigor la factura electrònica obligatòria?

Per descomptat, una de les preguntes més importants que ens hem de fer com a empresa o professional és en quin moment estem subjectes a complir amb la normativa.

El pla d’implementació és el següent:

• Des del juliol del 2024, totes les empreses amb un volum de negoci anual que excedeixi els 8 milions d’euros estaran obligades a adoptar un sistema de facturació electrònica.
• A partir del 2025, la factura electrònica obligatòria s’estendrà a la resta d’empreses i professionals.

Com implementar un sistema de facturació electrònica?

Sabent que, si ets un professional o tens una empresa, tens l’obligació d’adaptar-te a aquesta iniciativa entre el 2024 i el 2025, la pregunta següent que ens pot sorgir és: com adoptar un sistema de facturació electrònica que sigui compatible amb la llei?

Facturar altres empreses (factura electrònica b2b)

Per a això, necessitaràs un software o programa informàtic per a facturació electrònica. I no ens val qualsevol programa. Ens hem d’assegurar que compleixi tots els requisits tècnics compatibles que especifica la llei.

També has de saber que l’Agència Tributària està preparant una solució pública perquè els autònoms i empresaris puguin emetre factures electròniques.

Aquest nou software també funcionarà com a repositori de factures electròniques al qual podrà accedir lliurement Hisenda.

Facturar a la administració

En aquest cas concret, hi ha poca novetat, ja que les empreses o professionals que emetien factures a l’administració ja estaven usant el sistema FACE, que continuarà sent vàlid com fins ara.

Requisits per complir amb la factura electrònica obligatòria

Ja hem vist que, tant la Llei “Crea y Crece” com la Llei “Antifraude” estableixen una sèrie de requisits que cal tenir en compte per complir amb la normativa en matèria de factura electrònica.

El nostre objectiu, en aquest apartat, no és enumerar tots aquests requisits, ja que són molt nombrosos i molts segueixen pendents de desenvolupament. Tot i això, sí que destacarem algunes de les regles del joc més rellevants:

• Emissió i recepció de factures electròniques pels canals autoritzats. Professionals i empreses han de generar, enviar i rebre factures electròniques emprant les plataformes privades que estiguin autoritzades o bé utilitzant la solució pública de l’AEAT.
• Registre de factures. Com esmentàvem, l’AEAT aspira que el programa públic actuï també com a repositori de factures. Per tant, les empreses que optin per un software privat estaran obligades a enviar còpies al format Facturae a l’AEAT.
• Informació i estat de les factures. Emissors i receptors són responsables de proporcionar dades digitals actualitzades sobre l’estat de les factures.
• Interconnexió i interoperabilitat. Els proveïdors privats de software de factura electrònica han d’assegurar una interconnexió fluida i la interoperabilitat entre les diferents solucions tecnològiques i plataformes per facilitar la comunicació entre empreses que emprin diferents sistemes.
• Conservació de les factures. Els destinataris d’una factura electrònica estaran obligats a mantenir-hi accés durant un període de quatre anys.
• Visualització, descàrrega i impressió. Els proveïdors privats de factura electrònica han d’oferir als usuaris la possibilitat de visualitzar, descarregar i imprimir les factures electròniques.

El format que ha de tenir la factura electrònica a Espanya

Al punt anterior, hem estat veient alguns dels principals requisits que ha de tenir el nostre sistema de facturació. Però el format de les factures esmentades es mereix un punt a part.

Així i tot, t’avancem que comptar amb un software de factura electrònica és la millor manera que, amb la teva solució, ja vinguin implícits tots els requisits i formats necessaris per al compliment de la llei.

Com veuràs a continuació, el format que contempla la llei per a l’emissió de factures resulta força tècnic i específic.

En general, cal destacar dos requisits fonamentals:

• Només s’accepten determinats formats, tant per a l’emissió de factures a l’administració com a empreses privades. Aquestes han de ser:
  • XML CII, un format universal aplicable a tota mena de factures.UBL, utilitzat per a factures i notes de crèdit.
• • EDIFACT, un altre format estandarditzat.
  • FacturaE, un format específic d’Espanya.

• A més, l’origen i l’autenticitat de les factures electròniques han d’estar garantits per la tecnologia mitjançant els mètodes següents:
  • Signatura Electrònica Avançada.
  • Tecnologia EDI (Intercanvi Electrònic de Dades).

Quines són les sancions per no complir la factura electrònica obligatòria?

Com a línia general, qualsevol empresari o professional sap que no complir les obligacions que marca l’administració sol no ser la millor de les idees.

En aquest cas, les conseqüències de no complir la legislació de facturació electrònica a Espanya són variades. Inclouen des de la recepció de notificacions per retards fins a penalitzacions per portar una comptabilitat inadequada.

Entrem una mica més en detall:

• Per cada factura notificada fora del termini establert, s’aplicarà una sanció fins al 0,5% de l’import total de la transacció. Les multes tenen un mínim de 300 euros i poden assolir fins a 6.000 euros per trimestre. Això significa que l’incompliment de múltiples factures electròniques pot resultar en sancions significativament altes.

• La manca de manteniment de registres comptables adequats pot comportar multes que varien des de 150 euros fins a 6.000 euros. És crucial per a les empreses a Espanya adherir-se als principis comptables establerts per les normes internacionals d’informació financera (NIIF).

Bastant dissuasori, oi?

5 Consells per a una adopció de la factura electrònica sense complicacions ni sobresalts

Arribats fins aquí i després de veure gairebé tots els aspectes relacionats amb la factura electrònica obligatòria, no volíem anar-nos-en sense oferir-te una sèrie de consells pràctics perquè et sigui possible adoptar la factura electrònica de la manera més senzilla possible:

1. Tingues en compte que encara tens disponibles les ajudes de Kit Digital, que et poden ajudar a adoptar una solució de factura electrònica a cost subvencionat. T’aconsellem no demorar-te, ja que alguns trams de l’ajut finalitzen aquest any.
2. En línia amb el punt anterior, t’aconsellem no esperar fins a l’últim moment per adoptar un sistema de facturació electrònica, ja que tota adaptació té el seu procés. És millor evitar que se’t tiri el temps a sobre i et vegis exposat/da a possibles sancions administratives.
3. T’aconsellem que adoptis un software de factura electrònica i que t’asseguris que els proveïdors estan compromesos amb l’actualització contínua. Com t’hem esmentat, tant la llei Crea y Crece com la llei Antifraude estan subjectes a modificacions i és important que els proveïdors de la teva solució es responsabilitzin amb l’adaptació a la llei perquè tu et puguis despreocupar d’aquest tema.
4. Intenta que el teu software de factura electrònica s’integri amb el dipòsit de l’AEAT perquè el teu sistema de facturació estigui totalment centralitzat i afavoreixi la comunicació amb l’administració.
5. Aquesta pot ser una bona ocasió per a digitalitzar altres processos de la teva empresa. Tot apunta que tant la UE com Espanya confien en la digitalització com a manera de guanyar en competitivitat i que els canvis legislatius que hi puguin haver en el futur sempre aniran en aquesta direcció. A més, múltiples estudis (1,2) demostren l’eficàcia de solucions de gestió integral a l’hora de millorar la rendibilitat dels negocis.

En definitiva, encara ets a temps per aprofitar els ajuts de Kit Digital per implementar una solució de factura electrònica o, encara millor, un sistema de gestió integral que et permeti digitalitzar altres aspectes de la teva activitat, alhora que adoptes la facturació electrònica.

Si sou del sector de l’arquitectura o enginyeria, CONEIX podria ser la solució que busques. Descobreix-ho durant la demo personalitzada que t’oferim de manera totalment gratuïta. Parlem?