¿Sabías que, según un estudio realizado por la consultora Maui Mastermind^[1], perdemos en promedio 21,8 horas de nuestra semana laboral debido a una mala gestión del tiempo en el trabajo? Esto se debe a que dedicamos alrededor del 30% de nuestra jornada a tareas de poco o ningún valor, o simplemente desperdiciamos el tiempo. Para los gerentes y líderes, la situación empeora debido a la mayor responsabilidad que recae sobre sus departamentos y empresas, lo que los lleva a prolongar sus jornadas laborales para hacer frente a la carga de trabajo.

De hecho, las 40 horas de trabajo semanales se incrementan a 72 horas para los directivos, como lo revela un estudio en el que participaron medio millar de ejecutivos y que fue publicado en la Harvard Business Review bajo el título “Welcome to the 72-Hour Work Week”^[2]. Aunque este estudio data del 2013, no creemos que la situación haya cambiado mucho en la actualidad.

“Suponiendo que estas personas duerman aproximadamente siete horas y media por noche, solo les quedan tres horas al día de lunes a viernes para hacer todo lo demás (como hacer ejercicio, ir al supermercado, leer, pasar tiempo en familia, ducharse, relajarse…)”, comenta Jennifer J. Deal, autora de la investigación.

Seguro que te sientes identificado con esta situación, pero ciertamente no parece una rutina recomendable, ¿verdad?

Sin embargo, para salir de esta situación, solo necesitas una cosa: una correcta gestión del tiempo en el trabajo, que se entiende como la habilidad de organizar tu tiempo para optimizar los beneficios.

Al dominar el control de tu tiempo, no solo te estarás ayudando a ti mismo, sino también a tu equipo y a tu organización en general.

Permíteme compartirte algunos consejos para que puedas organizar mejor tu tiempo:

1. No hagas multitareas. Es posible que pienses que hacer varias cosas al mismo tiempo es la mejor manera de realizar más tareas, pero en realidad, ¡no lo es! Cuando intentamos realizar dos o tres tareas simultáneamente, nuestro rendimiento disminuye significativamente, ya que estamos constantemente cambiando de actividad y aprovechando cada cambio para hacer otras cosas, lo que nos dificulta volver a un estado de máxima concentración. En cambio, cuando nos enfocamos en una tarea a la vez, somos mucho más productivos y la realizamos de manera más efectiva.
2. Mailing. No te pagan por responder correos electrónicos, y mucho menos por ser adicto al WhatsApp u otras aplicaciones similares. Tu trabajo no consiste en responder correos electrónicos o mensajes. Aunque ambas herramientas son fantásticas cuando se utilizan de manera adecuada, es importante hacer un buen uso de ellas. Establece horarios específicos para revisar y responder correos y evita estar “enganchado” al teléfono móvil durante todo el día.
3. Delega. La habilidad para delegar es mucho más importante de lo que imaginas. Practícala. Al principio puede resultar difícil, como todas las cosas, pero es un factor motivador maravilloso para tu equipo, además de que te permite dejar de sobrecargarte a ti mismo con responsabilidades. Si delegas de manera adecuada, no solo estarás liberando tiempo para ti, sino que también estarás desarrollando a tus empleados y les estarás brindando nuevas oportunidades de aprendizaje y crecimiento.
4. Puerta cerrada. Aplica la política de “puerta cerrada” cuando sea necesario. En ocasiones, necesitas un espacio tranquilo y libre de distracciones para enfocarte en tareas importantes. Si tienes un proyecto urgente que requiere toda tu concentración, establece la política de “puerta cerrada” para evitar interrupciones y hazle saber a tu equipo que no deben molestarte a menos que sea realmente necesario.
5. Planificación diaria. Planifica tu tiempo diariamente, semanalmente y mensualmente. Dedica unos minutos al comienzo de cada día para planificar tus tareas y prioridades. Esto te ayudará a mantener el enfoque, evitar la dispersión y asegurarte de que estás trabajando en las cosas más importantes. Planificar también te permitirá identificar posibles conflictos o cuellos de botella y tomar medidas proactivas para resolverlos.
6. Decir NO. Aprende a decir “no” a reuniones innecesarias. No todas las reuniones son productivas o necesarias. Aprende a evaluar si tu presencia es realmente fundamental en una reunión y, de lo contrario, no dudes en declinar la invitación. Esto te ahorrará tiempo y te permitirá concentrarte en tareas más importantes.
7. Tiempo para ti. Reserva tiempo para ti mismo y cuídate. En medio de todas tus responsabilidades laborales, es fundamental dedicar tiempo para ti mismo. Haz ejercicio, medita, lee un libro, disfruta de un hobby o simplemente relájate. Recuerda que tu bienestar personal es igual de importante que tu rendimiento laboral.

Con una buena gestión del tiempo, mejorarás tu productividad, tu reputación profesional y tu calidad de vida. Con nuestro software ERP CONEIX, podrás optimizar la planificación y ejecución de proyectos, lo que se traducirá en una mayor eficiencia y resultados positivos.

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Fuentes: [1] Maui Mastermind – estudio sobre gestión del tiempo en el trabajo. [2] Harvard Business Review – “Welcome to the 72-Hour Work Week” (Bienvenido a la semana laboral de 72 horas).