<\/span><\/h3>\n\n\n\nEl m\u00e9s important \u00e9s donar d\u2019alta totes les tasques organitzades per fases en un programari de planificaci\u00f3<\/strong>. Aquesta \u00e9s la barrera d\u2019entrada m\u00e9s alta per aconseguir la planificaci\u00f3 de tot l\u2019equip. El temps necessari per a donar d\u2019alta detalladament totes les tasques en un sistema \u00e9s aparentment temps perdut no productiu, per\u00f2 \u00e9s la clau del sistema. No es pot transigir en aquest punt.<\/p>\n\n\n\n\u00c9s necessari que tot all\u00f2 que fa l\u2019equip estigui donat d\u2019alta com a tasca.<\/p>\n\n\n\n
Les raons m\u00e9s habituals que els equips exposen per justificar no fer aquesta tasca s\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n
\n- \u201cTenim moltes tasques molt curtes i \u00e9s molta feina\u201d<\/li>\n\n\n\n
- \u201cEls nostres projectes tenen poques tasques, per\u00f2 molt llargues que canvien cont\u00ednuament\u201d<\/li>\n\n\n\n
- \u201cNo tenim temps de donar d\u2019alta les tasques\u201d<\/li>\n\n\n\n
- \u201cLes nostres tasques s\u00f3n sempre diferents\u201d<\/li>\n\n\n\n
- \u201cEl programa \u00e9s massa enrevessat per donar d\u2019alta totes les tasques\u201d<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
Per planificar una enginyeria cal fer aquesta feina i, encara que \u00e9s cert que donar d\u2019alta les tasques en un sistema no \u00e9s agradable i requereix hores, permet aconseguir guanys de productivitat que moltes vegades superen el 20%<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Funcionalitats clau del programari<\/span><\/h3>\n\n\n\nPer aconseguir aquests increments de productivitat, cal que el programari que triem disposi de les seg\u00fcents funcionalitats:<\/p>\n\n\n\n
\n- Permetre la comunicaci\u00f3 dels diferents actors al voltant de la tasca.<\/strong> D\u2019aquesta manera, ens estalviarem escriure correus parlant d\u2019una tasca en concret. Quan has d\u2019explicar en un e-mail qu\u00e8 cal fer en una tasca, primer has d\u2019identificar la tasca de manera inequ\u00edvoca. Si disposem d\u2019una eina on podem posar comentaris a la mateixa tasca, el procediment \u00e9s molt m\u00e9s efica\u00e7 i estalvia errors.
<\/li>\n\n\n\n- Penjar tota la informaci\u00f3 de la tasca a la mateixa tasca:<\/strong> documents, metodologies, etc. Una tasca \u00e9s un molt bon repositori de coneixement. Si podem posar els documents necessaris per fer una tasca enlla\u00e7ats a la tasca, ens estalviem tot el temps en buscar documents.
<\/li>\n\n\n\n- Agrupar les tasques en fases i subfases<\/strong> en tants nivells com sigui necessari.
<\/li>\n\n\n\n- Visualitzar els projectes en un Gantt<\/strong>.
<\/li>\n\n\n\n- Disposar d\u2019una visualitzaci\u00f3 Kanban<\/strong> que es pugui filtrar per projectes, fases, equips i persones.
<\/li>\n\n\n\n- Modificar l\u2019ordre de les tasques<\/strong> o disposar de funcionalitats per ordenar les tasques segons diferents criteris.
<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\nAltres funcionalitats interessants s\u00f3n:<\/p>\n\n\n\n
\n- Crear plantilles de projectes<\/strong> des de zero o a partir de projectes fets. Aix\u00ed quan ens contracten un nou projecte similar al que ja hem fet no ens caldr\u00e0 donar d\u2019alta totes les tasques de zero.
<\/li>\n\n\n\n- Comunicar al client<\/strong> de manera semiautomatitzada o automatitzada l\u2019estat del projecte.
<\/li>\n\n\n\n- Con\u00e8ixer els costos d\u2019execuci\u00f3<\/strong> de cada tasca i de cada fase per a millorar el proc\u00e9s d\u2019oferta de nous projectes. Si disposem d\u2019una bona base de dades de costos, sabrem el que ens costar\u00e0 de veritat fer un projecte similar.
<\/li>\n\n\n\n- Mesurar el treball en curs<\/strong> de cada un dels projectes i aplicar-lo convenientment a la comptabilitat.
<\/li>\n\n\n\n- Mesurar la productivitat<\/strong> de l\u2019equip i de cada un dels seus integrants.
<\/li>\n\n\n\n- Con\u00e8ixer les desviacions<\/strong> en temps i pressupost del projecte en temps real.\u00a0<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n
<\/span>Planifica per fases i subfases<\/span><\/h3>\n\n\n\nQuan ens posem a donar d\u2019alta les tasques del projecte en el sistema, el primer dubte \u00e9s: Quan zoom faig? Moltes tasques molt petites o poques tasques molt grans? <\/p>\n\n\n\n
La meva norma \u00e9s que una tasca ha de durar com a m\u00e0xim una setmana, el responsable de la tasca \u00e9s qui l\u2019executa i cada tasca defineix una cosa que cal fer, no un grup de coses diferents.<\/p>\n\n\n\n
Les tasques les agruparem en fases o etapes<\/strong>. Cada fase ha de durar una o v\u00e0ries setmanes. Si les fases s\u00f3n m\u00e9s llargues, aconsello reduir-les en subfases. \u00c9s important que una fase no duri 6 mesos perqu\u00e8, normalment, si una cosa ha d\u2019estar acabada per d\u2019aqu\u00ed a sis mesos, no cal que comencem avui, \u201cja ho farem\u201d, per\u00f2 si nom\u00e9s tenim dues setmanes per fer la feina, ens hi posarem avui.<\/p>\n\n\n\nCada fase ha de tenir una data d\u2019inici i una data de fi i les hem de poder visualitzar molt b\u00e9 en un diagrama de Gantt<\/strong>. Les fases s\u00f3n la part del projecte que s\u2019ha de planificar de dalt cap a baix. \u00c9s a dir, s\u00f3n establertes pel cap de projecte. Aqu\u00ed utilitzarem el m\u00e8tode de Goldratt<\/strong>: no posarem marges de seguretat a cada una de les fases, per\u00f2 deixarem un buffer al final del projecte. <\/p>\n\n\n\nCada fase o etapa t\u00e9 un conjunt de tasques<\/strong> que s\u2019han de completar, i ha de ser el mateix equip qui s\u2019autoorganitzi per repartir-se i ordenar les tasques de la manera m\u00e9s eficient. <\/p>\n\n\n\nEl programari ens pot proposar un ordre de les tasques a partir de criteris preestablerts. De tota manera, al final sempre ser\u00e0 el t\u00e8cnic qui decidir\u00e0 en quin ordre fa les tasques.<\/p>\n\n\n\n
<\/span>Reunions regulars amb l\u2019equip <\/span><\/h3>\n\n\n\nPer al correcte funcionament de l\u2019equip \u00e9s necessari sistematitzar reunions<\/strong> per a la planificaci\u00f3 i el seguiment del projecte. Es recomanen les seg\u00fcents:<\/p>\n\n\n\n<\/span>Reunions d’inici de fase<\/span><\/h4>\n\n\n\nEs revisen els objectius de la fase, els entregables, les dates l\u00edmit i el llistat de tasques.<\/strong> Fem un primer repartiment de tasques entre els t\u00e8cnics. Es planifiquen les tasques de la primera setmana, i en alguns casos ja es poden planificar les tasques per la resta de setmanes. La visualitzaci\u00f3 Kanban<\/strong> permet repartir de manera senzilla la c\u00e0rrega de feina entre els t\u00e8cnics i avaluar la feina que t\u00e9 assignada cada setmana cada t\u00e8cnic. En aquest punt \u00e9s molt important el comprom\u00eds de cada t\u00e8cnic en la planificaci\u00f3<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<\/span>Reunions de planificaci\u00f3 setmanal<\/span><\/h4>\n\n\n\nEs revisa l\u2019estat de la planificaci\u00f3 i es reajusta:<\/strong> quines tasques van quedar pendents de la setmana anterior, quines cal moure cap endavant, quines han deixat de tenir sentit o quines tasques noves han aparegut. Cada t\u00e8cnic es compromet a fer les tasques que t\u00e9 assignades aquella setmana. Si s’aconsegueix que l\u2019equip marxi divendres amb la feina planificada enllestida es produeix un canvi molt positiu a l’organitzaci\u00f3. Si les fases s\u00f3n molt curtes, aquestes reunions poden no ser necess\u00e0ries. <\/p>\n\n\n\n<\/span>Reunions de seguiment di\u00e0ries